En pleno 2025, muchas empresas en México siguen enfrentando procesos de onboarding lentos, costosos y llenos de papel, sin aprovechar las ventajas que ofrece la tecnología. Digitalizar esta etapa no solo acelera la incorporación de talento, sino que también mejora la experiencia del nuevo ingreso, garantiza el cumplimiento normativo y reduce errores administrativos.
En este blog te contamos cómo puedes transformar tu proceso de onboarding, qué herramientas necesitas para hacerlo legal y seguro, y los beneficios tangibles que obtendrás al decirle adiós al papeleo.
¿Por qué tener un buen onboarding es vital para una empresa?
Un proceso de onboarding eficiente trae consigo los siguientes beneficios:
- Selección de candidatos: Tener un gestor documental que te permita recabar la documentación de los candidatos, agendar entrevistas con ellos en sus diferentes etapas y conocer el proceso o estatus de cada uno.
- Retención de talento: Una vez elegido el candidato, los primeros días son clave para que un colaborador decida si se queda a largo plazo.
- Productividad temprana: Cuanto más rápido se integra una persona, más pronto aporta valor.
- Cultura organizacional: Un proceso estructurado, comunica seriedad, calidez y visión digital.
- Contratación electrónica: Lograr un proceso de contratación mediante canales digitales que le permitan llegar a la firma electrónica de su contrato laboral y documentación anexa, es fundamental para tener una transparencia, claridad y respaldo legal de tus colaboradores.
Dato: Según LinkedIn, una buena experiencia de onboarding puede aumentar la retención de nuevos empleados hasta en un 82 %.
Onboarding digital: retos y oportunidades
Estos son algunos de los retos más comunes en procesos tradicionales de onboarding:
- Firmas presenciales que retrasan el ingreso del nuevo talento.
- Errores o pérdida de documentos físicos.
- Falta de visibilidad sobre el avance del proceso.
- Riesgos de incumplimiento normativo por documentación incompleta, no firmada o mal archivada.
La digitalización permite automatizar y agilizar cada paso, desde la recolección de documentos hasta la firma de contratos laborales, mejorando la experiencia tanto para el área de Recursos Humanos como para el colaborador.
En México, muchas empresas, especialmente PYMES siguen operando con procesos manuales por desconocimiento o temor legal, pero deben tomar en cuenta los siguientes beneficios:
- La firma electrónica, simple o avanzada, tiene el mismo valor legal que una firma autógrafa de acuerdo con la Ley Federal del Trabajo.
- Acreditar la existencia de la relación laboral mediante contratos laborales y firma de la documentación, ante cualquier autoridad (IMSS/INFONAVIT/STPS).
- Herramientas digitales pueden integrarse con plataformas de recursos humanos y cumplimiento normativo.
- Ahorro de tiempo y costos: eliminar el papeleo reduce el tiempo operativo en tareas repetitivas.
El principal reto es cultural: aún existe la creencia de que “si no está firmado en papel, no es válido”.
¿Qué documentos puedes digitalizar desde el día 1?
- Contrato individual de trabajo
- Aviso de privacidad
- Reglamento interno
- Formatos de alta en el IMSS
- Acuerdos de confidencialidad
- Expedientes personales y documentación oficial (INE, CURP, comprobante de domicilio, etc.)
¿Cómo empezar?
La digitalización no tiene por qué ser complicada. Con una solución como LegaLario, puedes:
- Crear plantillas de contratos con campos dinámicos o programar tus contratos existentes.
- Firmar electrónicamente con validez legal en México.
- Solicitar documentos y validar identidad de tu personal de forma remota.
Todo desde una misma plataforma, diseñada para equipos de Recursos Humanos que buscan eficiencia, cumplimiento y una experiencia moderna.
Seguridad y cumplimiento en el onboarding digital
- Firma electrónica: Es válida ante el SAT, IMSS y autoridades laborales.
- Protección de datos personales: El proceso puede incorporar consentimiento explícito y almacenamiento cifrado conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los particulares (LFPDPPP).
- Auditoría y trazabilidad: Cada movimiento queda registrado digitalmente para respaldo legal y eficiencia operativa.
Adoptar un proceso de onboarding digital no solo elimina el uso excesivo de papel, sino que fortalece la eficiencia operativa, mejora la percepción organizacional y asegura el cumplimiento normativo en México.
Si estás buscando dar el paso hacia una incorporación sin papeles, ágil y totalmente legal, considera herramientas como LegaLario para implementar firma electrónica de forma confiable y segura.