{"id":4662,"date":"2023-10-20T15:15:49","date_gmt":"2023-10-20T15:15:49","guid":{"rendered":"https:\/\/legalario.com\/blog\/?p=4662"},"modified":"2023-10-20T15:15:50","modified_gmt":"2023-10-20T15:15:50","slug":"gestion-documental-en-rrhh-que-es-y-por-que-es-importante","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/legalario.com\/blog\/gestion-documental-en-rrhh-que-es-y-por-que-es-importante\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n Documental en RRHH: \u00bfQu\u00e9 es y por qu\u00e9 es importante?"},"content":{"rendered":"\n<p>Los departamentos de recursos humanos son responsables de gestionar un gran volumen de informaci\u00f3n confidencial de los colaboradores como: contratos, curr\u00edculums, archivos de colaboradores y revisiones de desempe\u00f1o, que deben mantenerse confidenciales y ser accesibles s\u00f3lo para usuarios autorizados.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental en RR.HH.?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La gesti\u00f3n de documentos dentro del \u00e1rea de recursos humanos, es la implementaci\u00f3n uniforme y organizada de toda la documentaci\u00f3n vinculada a los colaboradores dentro de la organizaci\u00f3n, siguiendo un enfoque sistem\u00e1tico y estructurado.<\/p>\n\n\n\n<p>El implementar un sistema que te permita llevar a cabo todas las etapas del proceso de reclutamiento, origen, desarrollo, administraci\u00f3n y terminaci\u00f3n de las relaciones laborales de manera digital, organizada y concentrada en una plataforma que almacene la documentaci\u00f3n e informaci\u00f3n de los colaboradores, previendo las medidas de seguridad de los datos personales, es fundamental en la actualidad para conformar un caudal probatorio robusto y tener transparencia en las actividades de mediaci\u00f3n y atenci\u00f3n que lleva a cabo el \u00e1rea de RRHH.\u00a0\u00a0\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfPor qu\u00e9 es importante tener una gesti\u00f3n documental eficaz en el \u00e1rea de RRHH?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Los departamentos de recursos humanos (RRHH) generan una monta\u00f1a de datos y documentos, desde las revisiones de los colaboradores, hasta las pol\u00edticas de la empresa, debe rastrearse, almacenarse y actualizarse peri\u00f3dicamente.<\/p>\n\n\n\n<p>Si eres un Directivo de recursos humanos, estar\u00e1s familiarizado con los desaf\u00edos que implica lidiar con este excedente de archivos del \u00e1rea.<\/p>\n\n\n\n<p>Un proceso eficaz de gesti\u00f3n de documentos, garantiza que los equipos de recursos humanos mantengan segura y accesible la informaci\u00f3n de los colaboradores.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Beneficios de implementar la gesti\u00f3n documental en RRHH<\/strong>:<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Actualizar y archivar autom\u00e1ticamente todos los formularios y documentos relacionados con RR.HH. en un servidor seguro basado en la nube.<\/li>\n\n\n\n<li>Procesar r\u00e1pida y f\u00e1cilmente la incorporaci\u00f3n de nuevos colaboradores.<\/li>\n\n\n\n<li>Almacenar y gestionar de forma segura los archivos de los colaboradores en carpetas digitales.<\/li>\n\n\n\n<li>Acceso f\u00e1cil con almacenamiento centralizado.<\/li>\n\n\n\n<li>Reducir la carga de documentos en papel. Por ejemplo: el reconocimiento \u00f3ptico de caracteres (OCR) extraer\u00e1 autom\u00e1ticamente datos de documentos f\u00edsicos, los convertir\u00e1 al formato apropiado y los guardar\u00e1 en formatos electr\u00f3nicos registrados en una \u00fanica plataforma.<\/li>\n\n\n\n<li>Eliminar los formularios manuales\/en papel y crear procesos r\u00e1pidos y transparentes.<\/li>\n\n\n\n<li>Automatizar tareas esenciales, como aprobaciones de pol\u00edticas y procedimientos, incorporaci\u00f3n y baja de colaboradores.<\/li>\n\n\n\n<li>Almacenar y distribuir electr\u00f3nicamente las pol\u00edticas y procedimientos, garantizando que cada colaborador reciba actualizaciones instant\u00e1neas cuando se realicen estos cambios.<\/li>\n\n\n\n<li>Acreditar la validez del documento digital y de sus firmas electr\u00f3nicas con expedientes electr\u00f3nicos que contienen datos personales y datos personales sensibles asociados a los mismos.<\/li>\n\n\n\n<li>Acceder en cualquier momento al documento electr\u00f3nico a fin de verificar su autenticidad mediante una compulsa de su contenido, a trav\u00e9s de un validador dentro de la plataforma.<\/li>\n\n\n\n<li>Tener transparencia entre la relaci\u00f3n de los colaboradores con la empresa en sus requerimientos, mediante accesos autorizados de los directivos de alto rango que permita monitorear las solicitudes atendidas o estatus de las mismas de los colaboradores en relaci\u00f3n con el \u00e1rea de RRHH.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Procesos de recursos humanos automatizados<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Los equipos de recursos humanos deben mantener el control del env\u00edo de vacantes, emisi\u00f3n de nuevas pol\u00edticas de la empresa y otras solicitudes relacionadas con los colaboradores que llegan a diario.<\/p>\n\n\n\n<p>Los flujos de trabajo de documentos automatizados env\u00edan archivos e informaci\u00f3n a las personas adecuadas para su revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>La firma en papel es otra tarea que requiere mucho tiempo y retrasa los tiempos de respuesta.<a href=\"https:\/\/legalario.com\/firma-electronica?utm_term=&amp;utm_campaign=Perf+Max+%7C+Firma+%7C+0723&amp;utm_source=adwords&amp;utm_medium=ppc&amp;hsa_acc=6357579709&amp;hsa_cam=20366762541&amp;hsa_grp=&amp;hsa_ad=&amp;hsa_src=x&amp;hsa_tgt=&amp;hsa_kw=&amp;hsa_mt=&amp;hsa_net=adwords&amp;hsa_ver=3&amp;gclid=CjwKCAjw4P6oBhBsEiwAKYVkq2s5BL4uLSjWPZHoykSZ2c15yke8l7tUHa1Nvpd1vnnOSKrAvHK5xhoCPV0QAvD_BwE\"> <strong>La firma electr\u00f3nica<\/strong><\/a><strong> <\/strong>permite a los usuarios desde cualquier lugar firmar documentos legalmente vinculantes sin imprimirlos, enviarlos por fax, escanearlos o publicarlos f\u00edsicamente. Para los equipos de recursos humanos, esta es una ventaja obvia cuando se trata de firmar<a href=\"https:\/\/www.legalario.com\/document\/contrato-individual-de-trabajo?gclid=CjwKCAjw4P6oBhBsEiwAKYVkq5h24Ia3lWN1N8O7zNFuJyzYcAeIbu_epT7cwFTryq6IU0eZkPp4rRoC-EIQAvD_BwE\"> contratos laborales<\/a> o cartas de oferta m\u00e1s r\u00e1pido.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Protecci\u00f3n de archivos confidenciales con la Gesti\u00f3n Documental<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La gesti\u00f3n documental desordenada de los registros y archivos de los colaboradores es un riesgo para la seguridad, ocasionando los siguientes problemas en el \u00e1rea:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Documentos que se extrav\u00edan, categorizan err\u00f3neamente y se pierden constantemente.<\/li>\n\n\n\n<li>Intercambio de archivos ad-hoc sin seguir est\u00e1ndares de seguridad.<\/li>\n\n\n\n<li>Almacenamiento, archivo y destrucci\u00f3n de documentos confidenciales de recursos humanos que no cumplen con las normas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>La informaci\u00f3n contenida en los documentos que recaba y conserva el \u00e1rea de RRHH contiene informaci\u00f3n que debe ser protegida, pues no s\u00f3lo se puede tratar de informaci\u00f3n confidencial, sensible o industrial, sino que adem\u00e1s existe documentaci\u00f3n que contienen datos personales y\/o datos personales sensibles. <\/p>\n\n\n\n<p>Por lo que, un gestor documental eficiente debe garantizar la protecci\u00f3n del tratamiento de los datos mediante medidas de seguridad t\u00e9cnicas, administrativas y f\u00edsicas, pues es una obligaci\u00f3n de los particulares regulado por diversas leyes en la materia, como es la Ley Federal de Protecci\u00f3n a la Propiedad Industrial, la Ley Federal de Protecci\u00f3n de Datos Personales en Posesi\u00f3n de Particulares y sus reglamentos.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>\u00bfC\u00f3mo Legalario puede ayudar a RRHH a la gesti\u00f3n&nbsp; documental eficaz de sus documentos?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Contar con un<a href=\"https:\/\/legalario.com\/enterprise\/gestor-documental\"> <strong>software de gesti\u00f3n de documentos<\/strong><\/a><strong> en recursos humanos<\/strong> libera tiempo para los procesos. Al eliminar los riesgos que conlleva el papeleo manual, se puede dedicar m\u00e1s tiempo a optimizar los procesos de contrataci\u00f3n, incorporaci\u00f3n o salida.<\/p>\n\n\n\n<p>Nuestro software de<a href=\"https:\/\/legalario.com\/enterprise\/gestor-documental\"> gesti\u00f3n documental<\/a> maximiza su capacidad para realizar tareas administrativas, acceder a informaci\u00f3n y recorrer los procesos de aprobaci\u00f3n de Recursos Humanos. Nuestro sistema se adaptar\u00e1 con facilidad a los diferentes sistemas de gesti\u00f3n de capital humano, permitiendo recuperar documentos y datos de los colaboradores de forma r\u00e1pida y eficaz.<\/p>\n\n\n\n<p>No dudes en <a href=\"https:\/\/www.legalario.com\/contacto\">contactarnos<\/a> para recibir asesoramiento personalizado.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Los departamentos de recursos humanos son responsables de gestionar un gran volumen de informaci\u00f3n [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":10,"featured_media":4681,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[370,717],"tags":[773,767,772,771,732],"class_list":["post-4662","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-contratos","category-digitalizacion","tag-automatizacion","tag-documentos-digitales","tag-gestion-de-documentos","tag-gestion-documental","tag-recursos-humanos","with-featured-image"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v21.9.1 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Gesti\u00f3n Documental en RRHH: \u00bfQu\u00e9 es y por qu\u00e9 es importante? 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