Actualmente para formalizar un acuerdo de voluntades mediante un contrato, no es necesario que este sea en papel y con las firmas autógrafas, también es válido legalmente expresar nuestro consentimiento mediante una firma electrónica.
El consentimiento puede expresarse a través de medios electrónicos, para que esto sea válido, es necesario acreditar el vínculo entre los firmantes y su firma, con esto tendremos la seguridad jurídica de que la firma electrónica manifiesta la voluntad de las pares.
Las innovaciones tecnológicas permiten queel consentimiento sea manifestado de forma electrónica indistintamente del lugar donde se encuentren ubicadas las partes
¿Cómo acreditas la validez de un contrato firmado de manera electrónica?
De acuerdo con el Código Civil Federal todo contrato es válido si hay un acuerdo documentado en papel, de manera verbal, o por un medio electrónico siempre y cuando se pueda demostrar que el consentimiento ha sido emitido con los siguientes requisitos legales:
- Que exista la voluntad o consentimiento de las partes
- Que exista un objeto o que exista un fin contractual
- Que dicho objeto esté fundamentado en una causa lícita
Existen además ciertos requisitos técnicos que debe cumplir un contrato digital para poder ser legítimo.
- El elemento más importante al firmar un contrato electrónicamente es el “mensaje de datos”, el cual comprende todaaquella información rastreable generada, enviada, recibida y almacenada en medios ópticos, electrónicos y cualquier otro tipo de tecnología.
- La información del mensaje se debe encontrar disponible para poder realizar alguna consulta posterior.
- Debe ser conservado o almacenado a través del tiempo.
- Tiene que poseer una huella digital, que permita corroborar qué personas, en qué fecha y en qué lugar suscribieron dicho documento.
- Como en un contrato físico debe existir una versión en original. Lo que garantiza que su contenido no ha sido alterado.
- Los puntos clave para que este acuerdo sea válido son la integridad del mensaje y la atribución (identificación) del firmante.
La firma electrónica tendrá la misma validez que la firma autógrafa a medida que se logre acreditar el vínculo entre el firmante y la firma.
Si un contrato firmado electrónicamente es ofrecido como prueba en juicio, se puede verificar su validez mediante la implementación de tecnología que reconoce la trazabilidad de la escritura gracias a softwares especializados.
El Código de Comercio establece que toda información de contratos electrónicos relativa a actos de comercio no puede ser rechazada jurídicamente por estar contenida en mensajes o medios electrónicos.
Tipos de contratos con firma electrónica
Contratos laborales
Las empresas recurren a la firma electrónica para que de ser necesario sus futuros empleados puedan firmar su contrato laboral a distancia, sin necesidad de acudir físicamente, esto permite transmitir a las empresas una imagen innovadora y lograr que sus procesos sean rápidos y eficaces.
Contratos de Confidencialidad Empleados
Los documentos emitidos por el Patrón o el área de Recursos Humanos de una empresa tales como la carta de confidencialidad para empleados pueden firmarse electrónicamente y con esto reducir costos, ahorrar tiempo en trayectos y procesos, haciendo más ágil el proceso de contratación.
Contratos de Propiedad Industrial, Licencia de Marca
Para garantizar la propiedad intelectual y garantizar la titularidad de invenciones es necesario celebrar un Contrato de Licencia de Marca el cual puede ser firmado también electrónicamente.
- Documentos Legales Corporativos
Entre los diversos contratos que las empresas deben celebrar para cumplir con su objeto, por ejemplo un Contrato de compraventa de acciones, el cual se puede firmar electrónicamente.
Hacerlo de esta forma facilita el proceso de las negociaciones entre socios, ya que muchas veces algunos de los accionistas se encuentran en el extranjero o les es imposible acudir a la firma física, de esta forma la transacción se completa de forma legal y eficaz.
En el caso de nuevo socios, es necesario firmar un Contrato de Confidencialidad, el cual puede formalizarse de forma electrónica, de esta forma podremos completar la adición del nuevo socio de una forma más rápida y segura.
Además pueden firmar electrónicamente algunos otros documentos relativos a resoluciones o acuerdos de la Asamblea de Accionistas y Consejo de Administración, siempre y cuando la Ley General de Sociedades Mercantiles no requiera que la firma de dichos documentos sea ratificada presencialmente ante Notario Público.
· Contratos y acuerdos con proveedores
El uso de la firma electrónica avanzada también se usa en la formalización de contratos con proveedores, principalmente cuando se trata de celebrar un Contrato de Distribución, muchas veces es urgente cerrar negocios, pero por la distancia entre las partes, la firma de contrato se retrasa hasta que ambas partes estén presentes, con el uso de la firma electrónica, no importa la distancia ya que podrán firmar su contrato de forma segura, sin contratiempos o perdidas económicas
Con el uso de la firma electrónica en sus contratos, las Empresas proyectan una imagen innovadora, que presta atención a la relación con sus proveedores y busca eficiencias operacionales para relacionarse con ellos y facilitar la celebración de acuerdos.
Es muy importante mencionar que por cuestiones operativas y de eficacia, resulta benéfico para el negocio el hecho de poder tener toda la documentación relativa a los acuerdos laborales, corporativos o con proveedores centralizada y accesible en una misma plataforma digital.
Utilizar la firma electrónica en nuestros negocios, reducirá tiempos en procesos, ahorro de costos y podremos tener un mayor control respecto de todas las gestiones jurídicas que realicemos, además de ofrecer una imagen innovadora a nuestros empleados, socios o clientes, logrando así disfrutar los beneficios de los avances tecnológicos, economizar tiempos y agilizar nuestros procesos.