La digitalización ha transformado numerosos sectores y el ámbito legal no es la excepción, sin embargo, existen muchos mitos sobre lo que realmente implica la digitalización en el campo del derecho.
¿Qué es Digitalización Legal?
La digitalización legal es el proceso en el que se integran herramientas tecnológicas para transformar los procesos y operaciones jurídicas, haciéndolos más eficientes, seguros y accesibles.
Es importante saber que parte del proceso de digitalización es el archivo y/o documentación de las operaciones realizadas que se pueden identificar en dos momentos, los cuales debemos conocer:
(i) cuando ya existe un archivo físico, se requiere un servicio de Digitalización de Documentos en soporte físico de conformidad con lo establecido en el Apéndice B de la NOM-151-SCFI-2016 por un Prestador de Servicios de Certificación, y/o
(ii) cuando no existe un archivo o documentación física o se migrará a un proceso operativo digital, en este caso, sobre los nuevos documentos que se generarán de manera electrónica o digital, además de cumplir con las formalidades propias que la ley le exija a cada uno, como es una firma, pudiendo hacer uso de una firma electrónica simple o avanzada, es fundamental que estos documentos y archivos se conserven acompañado de una Constancia de Conservación de Mensaje de Datos, de conformidad con lo establecido en el Apéndice A de la NOM-151-SCFI-2016 por un Prestador de Servicios de Certificación.
Además de la documentación en los procesos de digitalización legal, es fundamental transformar la operación de las empresas para fortalecer las medidas de seguridad, eficientar procesos, reducir costos y mejorar la productividad en las diferentes materias o vértices que requiere un departamento legal con alto valor agregado en el crecimiento de las empresas.
A pesar de su importancia, existen muchos mitos que generan incertidumbre en torno a esta transformación. En este blog, desmitificaremos algunas de estas creencias y exploraremos las realidades de la digitalización legal.
Mitos más comunes sobre la digitalización legal
1: La digitalización reemplazará a los abogados
La digitalización no busca reemplazar a los abogados, sino mejorar la eficiencia de los procesos jurídicos, haciéndolos más rápidos y funcionales. La tecnología debería reemplazar tareas, no trabajos, por ello es necesario conocerlas, identificar sus riesgos y sus virtudes.
Herramientas digitales como la inteligencia artificial (IA), diversos software de gestión documental o de manejo de contratos permiten a los abogados automatizar tareas repetitivas y centrarse en la elaboración y revisión de documentos más estratégicos y de fondo jurídico que necesitan una atención personalizada por parte de ellos.
2: La digitalización es solo para grandes firmas legales
La digitalización beneficia tanto a grandes firmas y áreas jurídicas de empresas como a pequeños despachos o abogados independientes. Desde la gestión de documentos hasta la consulta de la normativa jurídica, esta tecnología tiene herramientas que están al alcance de todos y mejora notablemente la eficiencia y atención al cliente en cualquier tamaño de firma.
3: La digitalización compromete la seguridad de los datos
Si bien la digitalización implica riesgos, existen numerosas medidas de seguridad para proteger la información, las cuales son de fácil acceso y comúnmente ya vienen incluidas en el software de digitalización legal que se utilice.
4: La digitalización es costosa y complicada
Aunque la implementación inicial puede requerir una inversión, a largo plazo, se reducirán significativamente los costos operativos y aumentará la eficiencia de los procesos, recuperando así de forma rápida y notoria la inversión realizada. Ahora bien, respecto a que la digitalización es complicada, no es una realidad, ya que las herramientas digitales son intuitivas y están diseñadas para facilitar su uso, incluso para aquellos con poca experiencia tecnológica.
5: La digitalización legal no es viable en México
En México, la digitalización legal es una realidad en crecimiento. Aunque existen desafíos como la infraestructura tecnológica y la capacitación, muchas firmas y empresas ya están adoptando tecnologías digitales para mejorar sus procesos. La digitalización está al alcance de todos y puede ser implementada con éxito con la planificación adecuada.

La realidad de la digitalización en áreas legales
La adopción de tecnologías digitales en el sector jurídico no solo es posible, sino necesaria para mantenerse competitivo en un entorno cambiante. Desde plataformas de gestión de contratos hasta herramientas de Inteligencia Artificial para automatizar procesos de revisión de documentos para dictaminaciones, las soluciones digitales permiten a los equipos legales ser más ágiles y responder con mayor rapidez a las demandas del mercado y las regulaciones.
Normativa de la Digitalización Legal en México
En México, la digitalización legal está regulada por varias normativas que aseguran la validez y seguridad de los documentos digitales. Algunas de las normativas más relevantes incluyen:
- NOM-151-SCFI-2016: Esta norma establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos.
- Ley de Firma Electrónica Avanzada: Regula el uso de la firma electrónica avanzada, que es crucial para la autenticación de documentos digitales y su validez legal.
- Código de Comercio: Este Código incluye disposiciones sobre el uso de medios electrónicos en transacciones comerciales que regulan la digitalización de procesos comerciales y legales.
Beneficios de digitalizar los procesos legales
- Mayor eficiencia: Automatización de tareas como la redacción y revisión de contratos.
- Ahorro de tiempo y costos: Eliminación de procesos manuales y reducción de uso de papel.
- Acceso remoto: Disponibilidad de documentos y herramientas desde cualquier lugar, en cualquier momento.
- Cumplimiento normativo: Reducción de errores humanos y auditorías más precisas.
- Mejor experiencia del cliente: Procesos más rápidos y transparentes.
Primeros pasos para digitalizar procesos legales
- Evaluar las necesidades: Identifica qué procesos son más repetitivos y costosos para tu equipo.
- Seleccionar las herramientas adecuadas: Busca soluciones escalables que se adapten a las particularidades de tu negocio.
- Capacitar al equipo: Asegúrate de que los usuarios estén cómodos con las herramientas digitales y comprendan su funcionamiento.
- Implementar por fases: Comienza con proyectos piloto antes de digitalizar toda el área.
- Monitorear y ajustar: Evalúa regularmente los resultados y ajusta la estrategia según las necesidades.
La digitalización legal es una realidad que ofrece numerosas ventajas, desde la mejora en la eficiencia hasta la protección de datos. Es crucial que los profesionales del derecho se adapten a estos cambios y aprovechen las oportunidades que la tecnología ofrece para mejorar su práctica.
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