¿Qué es paperless? Es el proceso de reducir o eliminar el uso de documentos y procesos en papel en favor de soluciones digitales. Esto puede implicar la digitalización de documentos en papel existentes, la adopción de sistemas de gestión de documentos electrónicos y el uso de soluciones de gestión de documentos para almacenar y compartir documentos.
El objetivo de dejar de usar papel es reducir el impacto ambiental del uso de papel, optimizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia y la productividad de las diversas áreas de una empresa.
¿Puede existir una oficina sin papel?
Sí, una oficina sin papel es aquella en la que los documentos y archivos se almacenan electrónicamente, con poca o ninguna dependencia de los documentos en papel. Esto se puede lograr mediante el uso de sistemas de gestión de documentos electrónicos y herramientas digitales.
Hay muchas razones por las que las empresas están adoptando soluciones sin papel, incluidos los beneficios ambientales de reducir el desperdicio de papel, los ahorros asociados con la reducción de los costos de impresión y almacenamiento, y la mejora de la productividad y eficiencia de los flujos de trabajo digitales.
Además, las oficinas sin papel pueden mejorar la colaboración y la accesibilidad, ya que los documentos se pueden compartir y acceder fácilmente desde cualquier lugar.
Aquí te compartimos 10 razones principales para dejar de utilizar papel en tu empresa:
10 Ventajas del paperless
- Ahorro de costos:
La eliminación del papel puede ahorrar dinero de varias maneras. Los procesos en línea, como la firma de contratos digitales, eliminan la necesidad de comprar material de oficina.
Las empresas digitalizadas reducen sus costos al recortar gastos de papel y tinta, mantenimiento de impresoras, tarifas de envío, costos de reciclaje y más.
2. Incremento de Productividad:
Los documentos digitales se pueden almacenar, buscar y recuperar mucho más rápido que sus homólogos físicos. Esto puede acelerar significativamente procesos como la recuperación de archivos y la aprobación de documentos y facilitar que los empleados encuentren la información que necesitan para realizar su trabajo.
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos pueden automatizar muchas tareas que antes se realizaban manualmente, como el archivo y el seguimiento.
3. Mejor organización:
La eliminación del papel puede facilitar la organización, la búsqueda y la recuperación de documentos de varias maneras utilizando un sistema de gestión de documentos digitales, los cuales pueden contar con las siguientes funciones:
- Creación de carpetas, etiquetas y otras estructuras organizativas para ayudar aún más a organizar y buscar documentos. Herramienta de colaboración al permitir que varias personas accedan al mismo documento simultáneamente y realicen un seguimiento de los cambios, lo que reduce los errores y la confusión.
- Búsqueda avanzada, que permite a los usuarios buscar documentos incluso si no saben el nombre exacto del archivo o dónde está almacenado; esto se puede hacer buscando palabras clave y metadatos.
4. Impacto medioambiental
La eliminación del papel puede reducir la cantidad de desperdicio de papel generado por una organización, lo que puede ayudar a conservar los recursos naturales.
En general, dejar de usar papel puede tener un impacto ambiental significativo al reducir la deforestación, los desechos y la contaminación.
5. Seguridad
Uno de los principales beneficios al dejar de usar el papel es proteger la información confidencial y asegurar la autenticidad de las partes mediante el uso de firma electrónica.
Se pueden realizar copias de seguridad de los documentos digitales rápidamente, lo que puede ayudar a reducir el riesgo de pérdida de datos debido a desastres naturales como inundaciones, incendios y terremotos.
Una oficina sin papel también hace que sea más difícil que los documentos físicos sean robados o perdidos, ya que las personas autorizadas con las credenciales correctas sólo pueden acceder a los registros electrónicos; esto hace que sea más difícil que personas no autorizadas roben datos.
6. Accesibilidad
Los empleados, clientes y socios pueden acceder y compartir información desde cualquier lugar, al eliminar la necesidad de documentos físicos y reemplazarlos con alternativas digitales a las que se puede acceder y compartir de forma remota.
7. Copia de seguridad y recuperación
Las copias de seguridad electrónicas y la capacidad de recuperar documentos más rápidamente en caso de un desastre son beneficios vitales de dejar de usar papel.
Los documentos tradicionales en papel pueden ser complejos de respaldar y pueden destruirse o perderse en un desastre natural u otra emergencia.
Por otro lado, las copias de seguridad electrónicas se pueden almacenar de forma remota, fuera del sitio y replicarse fácilmente, lo que garantiza que los documentos y datos importantes se puedan recuperar en caso de emergencia.
8. Colaboración
El paperless facilita una mejor colaboración y trabajo en equipo entre empleados, socios y clientes al proporcionar sistemas de gestión de documentos digitales que permiten el acceso simultáneo, colaboración en tiempo real, acceso basado en web, funciones de comentarios y control de versiones que pueden ayudar a los equipos a comunicarse de manera más efectiva y eficiente, reduciendo retrasos y mejorando la eficiencia del trabajo en equipo.
9. Escalabilidad
Promueve el crecimiento y la expansión de las empresas, ya que los documentos físicos y el almacenamiento no las limitarán.
10. Cumplimiento
Como comerciantes, las empresas o negocios, ya sean personas morales o personas físicas, están obligadas a cumplir de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio, entre otras, con la conservación de su contabilidad, entre la que se encuentra: un libro mayor, libros de actas (en el caso de personas morales), los comprobantes originales de sus operaciones y de toda aquella documentación relacionada con sus negocios, etc.
Dicha documentación es jurídicamente válida cumplirla mediante el uso de manera electrónica, óptica o de cualquier otra tecnología de sistemas de registros, siempre y cuando la documentación que se origine a través del uso de medios electrónicos se acompañe de la constancia de conservación de mensaje de datos (NOM-151), o bien aquella documentación que conste de manera física se migre a un ámbito digital mediante un proceso de digitalización de documentos (NOM-151).
En el caso de cumplimiento de obligaciones fiscales, deberán acompañarse además de una firma electrónica avanzada, por regla general, conforme a lo establecido en el Código Fiscal de la Federación.
¿Por qué optar por un entorno sin papel en tu empresa?
Hay muchísimas ventajas al unirte al mundo del paperless, especialmente para los despachos de abogados, por ejemplo:
- El uso de una metodología fiable de firma electrónica y de su constancia de conservación de mensaje de datos, durante el proceso de creación y firma de cada documento, te ahorrará al menos un paso: no tendrás que escanear el documento para mantener un registro, pues el documento digital generado se considera auténtico conforme a la legislación federal. Además, puedes enviar copias automáticamente a todas las partes una vez firmadas, lo que te permite tener un control y matricidad sobre la circulación de las copias del documento digital.
- Contratos firmados electrónicamente: La creación de contratos a través de plantillas de flujo de trabajo, la modificación de los términos según sea necesario, el etiquetado de los campos que deben completarse y la adición de los firmantes y revisores necesarios, te evitarán tener que crear contratos desde cero.
El paperless puede acelerar significativamente los procesos y hacer que la información sea más accesible al permitir una recuperación más rápida, la automatización de tareas, una mayor colaboración, un acceso remoto y una entrada de datos más eficiente, por ejemplo:
- Un bufete de abogados que implementó software de gestión de documentos electrónicos y firma digital redujo el tiempo que llevaba completar un caso de seis semanas a dos semanas. Esto se logró al poder recuperar y compartir documentos electrónicos rápidamente, así como al agilizar el proceso de aprobación a través de un flujo de trabajo de firma digital.
El paperless tiene muchos beneficios para las empresas, como ahorro de costos, mayor productividad, mejor organización, reducción del impacto ambiental, mayor seguridad, cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios.
En Legalario podemos asesorarte para que tu empresa sea parte del mundo del paperless. ¡Contáctanos!