En el actual entorno empresarial, el proceso de compras se rige como un elemento fundamental para el rendimiento y la competitividad de cualquier organización. Para aquellos líderes inmersos en la gestión de compras, la eficiencia en este proceso se traduce directamente en ahorros de tiempo y recursos, así como en la capacidad de mantenerse un paso adelante en el mercado.
Debemos reconocer que existen tres caminos generales en un proceso de compras:
- Comercio electrónico: es decir, un proceso a través de medios electrónicos como sitios web o redes sociales.
- Comercio físico: mediante procesos manuales y presenciales sin la digitalización de flujos de compra.
- Híbrido: en donde se integra una parte del proceso de compra de manera electrónica o digital y otra parte del mismo proceso de manera presencial.
Dicho lo anterior, en todos los procesos de compras, ya sea a través de medios electrónicos o de manera presencial se deben cumplir con determinados requisitos que la legislación vigente exige en materia mercantil y fiscal, dependiendo del tipo de operación y monto, incluyendo la identificación de la actividad si es considerada vulnerable deberá cumplir con la identificación minuciosa de la persona con la que se está realizando dichas operaciones.
La legislación que deberá observarse en los procesos de compras son, entre otras, principalmente: (i) el Código de Comercio, (ii) la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares, (iii) la Ley Federal de Protección al Consumidor, (iv) el Código Fiscal de la Federación, (v) la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, y (vi) la NMX-COE-001-SCFI-2018.
En este artículo, exploraremos 5 estrategias clave diseñadas para simplificar y potenciar tus operaciones de compras. Prepárate para desbloquear el potencial completo de tu área de compras y posicionar a tu empresa en la vanguardia del éxito empresarial.
5 Claves para agilizar tu proceso de compras:
1. Simplifica tus procesos
En la actualidad, las empresas se enfrentan a desafíos significativos como interrupciones en la cadena de suministro y repercusiones económicas que complican el proceso de adquisiciones. En este contexto, las empresas buscan soluciones sencillas, o al menos simplificadas.
Aquellas organizaciones capaces de ofrecer soluciones a través de la digitalización de sus procesos de adquisición no sólo captarán la atención de sus clientes, sino también la de sus empleados. Además, lograrán reducir costos de manera efectiva, consolidando así una posición competitiva en un panorama empresarial dinámico.
Es importante contar con una etapa de identificación del cliente la cual se puede llevar a cabo mediante mecanismos de identidad digital que te permite enrolar digitalmente a tu cliente o a su representante legal, obteniendo la información suficiente y necesaria que permita su identificación y permita identificar que aprueba el proceso de compra. Enseguida de la identificación del cliente o durante el mismo, se pueden utilizar herramientas de firma electrónica, la cual es válida jurídicamente en México en operaciones mercantiles, siempre y cuando cumpla con los elementos que la legislación mercantil exige en materia de firma electrónica o contratación a distancia.
2. Cierres rápidos
La implementación de sistemas de automatización puede acelerar el proceso de aprobación de nuevas compras. La reducción de los tiempos de espera para obtener autorizaciones internas puede tener un impacto significativo en la velocidad general de las adquisiciones.
Adicional a la capacidad de adaptarse a condiciones cambiantes y cerrar acuerdos de manera ágil puede ser un diferenciador crucial. Por ello es importante la flexibilidad en la redacción y firma de contratos, este punto sin duda es una clave para cierres rápidos.
Es esencial documentar la materialidad de la operación de compras a través de contratos, documentos o términos y condiciones, pudiendo incluso registrar estos términos y condiciones o contrato ante la Procuraduría Federal de Protección al Consumidor (PROFECO) o la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF) para agilizar y eficientar sus procesos de cierre.
3. Rentabilidad/ Efectividad
Con la eliminación de papel y traslados para cerrar una negociación, la digitalización genera un avance significativo en los resultados comerciales. Los costos se reducen inevitablemente al reducir los errores y acelerar los procesos. La mayoría de los errores en un proceso de compras son humanos, sin embargo, al implementar la automatización se pueden detectar estos errores y corregirlos en un instante.
La implementación de procesos digitales de compra en las empresas les permite abrir una ventana de oportunidad en materia de transparencia y anticorrupción al tener registrado cada una de las etapas de los procesos de compra de manera digital, con la facilidad de acceder a cotejar o autenticar la documentación de las operaciones cerradas, identificando al vendedor y las partes de cada proceso de compra.
4. Contacto eficiente con proveedores
Una comunicación clara y directa con proveedores y equipos internos es esencial para evitar malentendidos y agilizar el proceso. La transparencia puede acelerar la respuesta y la ejecución.
Ya no es redituable tener un contacto lento e ineficiente con los proveedores, los procedimientos manuales de enviar cartas, contestar teléfonos o rastrear índices de información de proveedores para actualizarlos sobre el estado de sus proyectos quedaron atrás. Una cadena de suministro digital asegura una comunicación ágil y sin obstáculos, garantizando que los proveedores reciban de inmediato la información más actualizada sobre sus actividades comerciales.
5. Ventaja Competitiva
La agilidad en el proceso de compras permite a las empresas adaptarse rápidamente a las tendencias del mercado. Ya sea incorporando nuevas tecnologías o respondiendo ágilmente a cambios en las preferencias del consumidor, esta flexibilidad asegura una posición competitiva sostenible.
Finalmente, aquellas empresas que no adopten la digitalización en sus procesos de compras enfrentarán la amenaza de quedar a la sombra y ser superadas por sus contrapartes que sí lo hagan. La ventaja competitiva que surge de la automatización es de un valor incalculable. En la actualidad, se estima que un 87% estaría dispuesto a invertir más para colaborar con proveedores que garanticen una experiencia de comercio electrónico excepcional.
Si estás listo para optimizar tus procesos de compras y desbloquear un potencial aún mayor en tu empresa, no dudes en contactarnos. En Legalario te ofrecemos asesoría especializada y personalizada que se adapta a las necesidades específicas de tu organización.