Una firma para cierre de contratos que antes podía llevar días, ahora puede tomar solo unos minutos, teniendo como consecuencia clientes más felices que pueden ocupar su tiempo en otras actividades y no en papeleos innecesarios.
Una firma electrónica es una forma rentable y segura de firmar documentos electrónicos rápidamente. Acelerando tus cierres comerciales y mejorando la experiencia del cliente.
La implementación de la firma electrónica en el proceso de cierre de contratos elimina las tareas manuales, ahorra tiempo, dinero, y genera ingresos para la organización más rápidamente.
¿Cómo funciona la firma electrónica en los cierre de contratos?
Debes saber que la firma electrónica tiene la misma validez jurídica que la firma tradicional o autógrafa, utilizarla en la gestión de contratos es una forma sencilla de enviar, firmar y devolver documentos electrónicos.
Además de proporcionar un ahorro considerable de tiempo, el uso de esta herramienta resulta sumamente cómodo, ya que puedes acceder a ella prácticamente desde cualquier lugar y dispositivo, liberándote de la dependencia de estar en la oficina.
Recordemos que un contrato es un acuerdo de voluntades entre dos o más personas que crean o transfieren derechos y obligaciones y un convenio es también un acuerdo de voluntades entre dos o más personas que modifican o extinguen derechos y obligaciones, ambos contrato y convenio son una especie de actos jurídicos. Por lo que, cualquier documento que sea una manifestación de la voluntad que produzca consecuencias de derecho precisamente por la voluntad de su autor o autores será un acto jurídico.
Conforme a lo anterior, una vez definido y explicado el acto jurídico, el contrato y el convenio, podemos entender que los cierres de contratos, es decir, la expresión de la voluntad o consentimiento a través de la firma de las partes o personas involucradas en dichos documentos puede darse a través de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, como lo es el uso de una firma electrónica.
En México, la firma electrónica está regulada en diversas legislaciones según la materia de que se trate, ya sea mercantil, laboral, fiscal o civil, es decir, el Código de Comercio, la Ley Federal del Trabajo, el Código Fiscal de la Federación, la Ley de Firma Electrónica Avanzada y el Código Civil Federal. Sin embargo, básicamente la firma electrónica debe consistir en datos personales o sensibles consignados, adjuntado o lógicamente asociados en un contrato electrónico por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al firmante e indicar que éste aprueba la información contenida en el contrato electrónico.
¿Qué departamentos de una empresa se benefician usando la firma electrónica para cierre de contratos?
RRHH
Los departamentos de recursos humanos gestionan diversos documentos que necesitan ser firmados, tales como contratos individuales de trabajo, cartas de oferta, formularios de incorporación y políticas para colaboradores. La implementación de firmas electrónicas agiliza significativamente el proceso de trabajo en recursos humanos, al posibilitar la firma de documentos digitales, eliminando así la necesidad de imprimir, escanear y almacenar físicamente los documentos.
Comercial / Ventas
Las firmas electrónicas agilizan el proceso de ventas al eliminar la necesidad de papeleo físico y realizar firmas manuales. Los equipos de ventas pueden enviar contratos, acuerdos y propuestas a los clientes de forma electrónica e instantánea, lo que permite tiempos de respuesta más rápidos.
Compras
La firma electrónica en el área de compras ofrece una solución eficiente, segura y rentable para el cierre de contratos con proveedores, mejorando la productividad y reduciendo los tiempos de espera asociados con los procesos de firma tradicionales.
Adicional al eliminar el uso de papel, tinta y el envío en físico de documentos, se reducen los costos asociados con la impresión, el escaneo y el envío de contratos.
TI/ Informática
Los equipos de TI suelen gestionar una variedad de documentos como: contratos, acuerdos con proveedores y documentos operativos. En este sentido, las firmas electrónicas resultan beneficiosas al facilitar la obtención de aprobaciones para modificaciones en el sistema, implementación de software o permisos de acceso.
Legal
Los departamentos legales llevan a cabo diversas tareas relacionadas con la operación interna y externa de la empresa, de la que deriva la generación de contratos, convenios y cualquier tipo de acto jurídico que permita documentar la materialidad de las operaciones que realizan las empresas y sus operadores; or lo que contar con una firma electrónica que permita identificar al firmante e indicar que aprueba el contenido del contrato electrónico que se necesita firmar desde cualquier lugar en donde se encuentre y con el dispositivo electrónico con el que se cuente con acceso a internet, permitirá agilizar los procesos legales que deben cumplir las empresas para avanzar en su desarrollo operativo y crecimiento comercial.
Contar con una firma electrónica validada por el área legal de las empresas le da certeza y seguridad jurídica al negocio, fortaleciendo y agilizando su operación, incluyendo a través de operaciones digitales o virtuales de servicios que se presten o productos que se oferten.
Es importante que cada área legal realice un análisis de riesgos de la firma electrónica y su metodología de manera que conozcan detalladamente los alcances y consecuencias jurídicas que representa el uso de la firma electrónica utilizada conforme a la legislación aplicable.
Finanzas
Los departamentos de finanzas gestionan una variedad de acuerdos financieros, que incluyen facturas, órdenes de compra, contratos con proveedores e informes de gastos. La implementación de firmas electrónicas simplifica notablemente los procesos financieros al posibilitar la firma digital, reducir la carga de papeleo y aumentar la eficiencia operativa.
En Legalario podemos ayudarte con el proceso de firma electrónica para tu empresa. ¡Acude con los expertos, no dudes en contactarnos!