¿Qué es el Onboarding Digital?
El Onboarding Digital es el conjunto de procesos mediante el uso y aplicación de medios electrónicos que permiten recopilar, identificar e integrar información de las personas a expedientes y documentos que dan origen y mantienen una relación entre partes.
Sin duda, saber a quién(es) contratas es esencial para la viabilidad legal y fortaleza jurídica de las operaciones que celebran las personas y empresas día a día. Es por ello que, la implementación de un proceso de onboarding digital es esencial para la protección de las empresas, pues con ello se permite evitar, incluso, la usurpación de identidad, la revisión de listas negras y validaciones ante autoridades administrativas de la información con la que se identifiquen las personas o, incluso, representantes legales.
Un Onboarding Digital se puede aplicar:
- A distancia, mediante un proceso 100% remoto sin la presencia física de las partes.
- De manera presencial, mediante validaciones mediante hardwares como computadoras, tabletas o celulares en donde se encuentren las partes.
- De manera híbrida, mediante una etapa presencial en donde se inicie el proceso de identificación y continuar dicho proceso vía remota o a distancia.
¿Por qué es importante contar con un Onboarding Digital?
La integración de expedientes de las partes con las que se contrata es fundamental para acreditar e identificar la personalidad con la que comparecen, de esta manera se crea un ánimo de confianza razonable con quien se contrata al recabar información y datos personales bastos que, además, son validados ante diferentes autoridades nacionales e internacionales, y con los que se tiene certeza de que la persona que aparece en los documentos, contratos o convenios si es quien dice ser.
Adicionalmente, llevar a cabo esta integración e identificación de las partes de manera remota, digital, a distancia y a través de medios electrónicos de forma automatizada, permite celeridad en los procesos de contratación y autenticar a las personas firmantes con mayor seguridad jurídica que aquella que se realiza de manera presencial a través de métodos tradicionales en donde los procesos son lentos, anticuados y, en ocasiones, limitados en cuanto a la validación y autenticación de las personas.
Asimismo, un sistema de Onboarding Digital puede contener la integración de Inteligencia Artificial en sus procesos, como es la tecnología de biometría facial a través de selfies o pruebas de vida que permiten la aplicación de resultados relativos al rango de edad de la persona, similitud entre las fotografías de los documentos de identificación y las selfies o pruebas de vida, la información contenida en los documentos de identificación para obtener una concordancia o trazabilidad entre dicha información, entre otros.
¿Estoy obligado a contar con un proceso de Onboarding Digital?
Debemos distinguir entre obligación y deber, entendiendo la primera aquella que por lo general ante su incumplimiento trae aparejada una sanción y la segunda no trae aparejada ninguna sanción siendo optativo, aunque recomendable, su cumplimiento.
Lo anterior tiene su importancia, en el sentido de que el onboarding digital no está regulado de manera expresa y detallada para todo tipo de industria, sector o giro comercial. Por ejemplo, el sector financiero en México tiene una regulación precisa que parte desde la ley de cada entidad financiera, en el caso de los Bancos la Ley de Instituciones de Crédito y, posteriormente, la autoridad reguladora la Comisión Nacional Bancaria y de Valores ha emitido Disposiciones de Carácter General que establece la forma en la que este tipo de entidad financiera debe cumplir en su onboarding digital con clientes o su proceso de conocimiento de su cliente.
No obstante lo anterior, en aquellas empresas que no exista regulación específica sobre cómo debe desarrollarse el cumplimiento de un onboarding digital, de conocimiento de clientes, proveedores o empleados, de identificación de personas con operaciones con recursos de procedencia ilícita, lavado de activos o financiamiento al terrorismo, entre otros temas relacionados a la identificación de personas en operaciones jurídicas.
Es importante saber que en toda empresa deben implementarse herramientas de compliance corporativo en el que se integren buenas prácticas análogas a las existentes en otros giros, como es el del sector financiero, que permita conocer de qué manera se puede y/o se debe identificar a un cliente, proveedor o empleado que fortaleza la confianza y el caudal probatorio que permita identificar a la persona e indicar su intención de contratar y/o llevar acabo operaciones con la empresa.
7 Ventajas del Onboarding Digital
- Acceso a talento humano: Las empresas pueden reclutar a colaboradores talentosos de todo el mundo, sin verse limitadas por ubicaciones geográficas específicas, solicitando información y documentación que permita identificar, rastrear, validar y autenticar a los colaboradores.
- Expedientes digitales: Los clientes, proveedores y empleados/colaboradores pueden recibir de forma remota todo lo necesario para el proceso de contratación. Existirá un mayor control de la información al tener archivos digitales por cada persona con quien la empresa tiene relaciones comerciales o contractuales de cualquier tipo.
- Flexibilidad: La empresa tiene la flexibilidad de continuar operando e integrando sus procesos desde lugares que mejor se adapten a sus necesidades, lo que puede contribuir a una mayor satisfacción empresarial.
- Reducción de costos: La contratación remota puede reducir los costos asociados con la administración de una oficina física, como la renta del lugar y los gastos generales.
- Aprovechamiento de tecnologías: Hoy en día existen soluciones digitales con las cuales podrás dar de alta al nuevo cliente, proveedor o empleado/colaborador y gestionar la firma de su contrato desde la misma plataforma.
- Crecimiento: Al brindar acceso a portales de beneficios y recursos, las organizaciones pueden garantizar que sus operaciones remotas tengan el apoyo necesario para prosperar en sus funciones.
- Continuidad del negocio: Permite a las empresas mantener operaciones incluso en situaciones en las que el acceso a la oficina pueda ser difícil, como en casos de desastres naturales o emergencias.
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