La transformación digital ha cambiado la forma en que las empresas gestionan su documentación. La digitalización de documentos no es simplemente una tendencia, sino una necesidad para garantizar la eficiencia, la seguridad y el acceso oportuno a la información.
Sin embargo, durante el proceso de digitalización, es común cometer errores que pueden reducir los beneficios esperados.
En este blog abordaremos los errores más habituales al digitalizar documentos y cómo evitarlos para optimizar tus procesos.
Errores comunes al digitalizar documentos
- No garantizar la validez legal de los documentos digitalizados: Digitalizar documentos físicos sin seguir un proceso adecuado puede hacer que pierdan su validez legal. No contar con la intervención de un tercero legalmente autorizado o no cumplir con los requisitos para la digitalización certificada puede generar riesgos jurídicos y problemas de cumplimiento normativo. Solución: Asegurar que la digitalización de documentos físicos se realice con un tercero legalmente autorizado y utilizar procesos que garanticen su validez legal, evitando problemas de autenticidad y cumplimiento normativo.
- Falta de organización y nomenclatura: Digitalizar sin un sistema claro de nombres y carpetas dificulta el acceso a la información, generando pérdida de tiempo, duplicidad y falta de control documental. Solución: Implementar una nomenclatura estandarizada, clasifica documentos por categoría y fecha, y utiliza software de gestión documental para mejorar el acceso y control de la información.
- No realizar copias de seguridad: La falta de un respaldo en la nube o en dispositivos alternativos expone la información a riesgos de pérdida. Uno de los errores más graves es no aplicar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información digitalizada. Solución: Implementar sistemas automáticos de copia de seguridad periódica con almacenamiento en la nube.
- No cumplir con normas de seguridad: Digitalizar sin proteger los datos puede causar fugas de información, accesos no autorizados y ciberataques. Solución: Implementar cifrado de datos, autenticación de usuarios y controles de acceso para proteger documentos sensibles.
- No integrar la digitalización con procesos automatizados: Digitalizar sin automatizar limita la eficiencia, aumenta errores humanos y dificulta el seguimiento de procesos. Solución: Implementar herramientas de automatización que se puedan integrar con sistemas de gestión empresarial (ERP o CRM), permitiendo aprobaciones y validación en tiempo real.
Beneficios de digitalizar documentos
- Mayor accesibilidad: Encuentra documentos en segundos desde cualquier lugar.
- Reducción de costos: Ahorro de costos en almacenamiento físico y gestión documental.
- Mayor seguridad: Existen plataformas digitales que ofrecen niveles avanzados de protección de datos.
- Sostenibilidad: Disminución en el uso de papel y contribución al cuidado del medio ambiente.
Recomendaciones para una digitalización eficaz
Para garantizar un proceso exitoso, considera las siguientes recomendaciones:
- Selecciona el software adecuado: Opta por plataformas especializadas en digitalización y gestión documental.
- Capacita a tu personal: Asegúrate de que el equipo entienda las herramientas y los procedimientos.
- Evalúa y planifica: Analiza las necesidades específicas de tu organización antes de iniciar el proyecto.
- Realiza pruebas iniciales: Comienza con un lote pequeño para identificar problemas antes de escalar.
Áreas clave para la digitalización
La digitalización resulta esencial en diversas áreas de una empresa, como:
- Finanzas y contabilidad: Digitalizar facturas, recibos y reportes financieros.
- Recursos humanos: Digitalizar expedientes de colaboradores y contratos laborales.
- Ventas y marketing: Digitalizar la gestión de clientes y prospectos.
- Salud: Digitalizar expedientes médicos y registros de pacientes.
- Legal: Digitalizar contratos, acuerdos y documentos regulatorios.
La digitalización de documentos es una estrategia clave para la eficiencia y seguridad de las empresas, pero solo si se hace correctamente. Evitar errores como la falta de validez legal o la ausencia de medidas de seguridad puede marcar la diferencia entre un proceso digital exitoso y uno problemático.
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