En la era digital, los documentos electrónicos se han convertido en una parte fundamental de las transacciones comerciales, procesos judiciales y relaciones laborales. Sin embargo, su validez legal no está exenta de cuestionamientos, especialmente cuando una de las partes incumple un contrato y busca desacreditar la autenticidad del documento firmado digitalmente.
Para evitar estos conflictos y garantizar que un documento electrónico tenga el mismo valor probatorio que uno físico, es fundamental comprender qué es la evidencia electrónica y cómo puede utilizarse para demostrar su autenticidad, atribución, integridad y fiabilidad.
En este artículo, exploraremos qué elementos permiten validar un documento digital o electrónico, las normativas que lo respaldan y las mejores prácticas para garantizar su aceptación en cualquier ámbito legal o empresarial.
¿Qué es la Evidencia Electrónica?
Es el conjunto de información generada, almacenada, consultada, transmitida o procesada a través de sistemas de información en formato digital que puede ser utilizada en un proceso legal para demostrar la autenticidad, atribución, integridad y procedencia de un documento o transacción.
A diferencia de la evidencia tradicional (documentos físicos, firmas manuscritas, sellos, etc.), la evidencia electrónica se basa en datos digitales que pueden incluir: correos electrónicos, contratos digitales, firmas electrónicas, sellos de tiempo, certificados digitales, mensajes en redes sociales, archivos multimedia, entre otros.
Su entendimiento es fundamental para respaldar la veracidad de los documentos electrónicos en diversas situaciones como: la autenticidad de correos electrónicos en disputas legales, o la verificación de documentos en auditorías de cumplimiento normativo.
Como evidencias es importante distinguir entre un documento digitalizado y un documento electrónico: El documento digitalizado es aquel documento que se originó en un soporte físico o de forma impresa y que posteriormente fue migrado a un medio digital, electrónico o de cualquier otra tecnología, la forma idónea de este proceso es realizarlo a través de un Prestador de Servicios de Certificación autorizado para el servicio de Digitalización de Documento.
En cambio, el documento electrónico es aquel que tuvo como origen un medio electrónico para su creación, conservación, modificación o procesamiento; es decir, no fue originado en un soporte físico, sino a través de sistemas de información.
Principales elementos para validar un documento electrónico
Para que un documento electrónico tenga validez legal, debe cumplir con ciertos criterios que garanticen su autenticidad y no alteración. Estos son los principales elementos:
- Firma electrónica: Una herramienta clave que asegura la atribución e integridad del documento. Dependiendo del nivel de seguridad, puede ser: firma electrónica simple o avanzada (FEA).
- Atribución: Es la posibilidad de identificar mediante datos personales o personales sensibles mediante información o documentación asociada a la evidencia electrónica de las personas o partes participantes. Pudiendo ser mediante certificados digitales, en el caso del uso de firmas electrónicas avanzadas, que son emitidos por autoridades certificadoras, ya sean Prestadores de Servicios de Certificación o Entidades de Certificación, garantizando la identidad de las partes involucradas.
- Integridad del archivo: Uso de sellos digitales de tiempo y algoritmos de cifrado para evitar alteraciones en el contenido. Su uso es clave en transacciones donde la fecha de generación o firma es crítica, como contratos de financiamiento o registros contables. En México, una de las formas más idóneas y pertinentes para acreditar la integridad es a través de la Constancia de Conservación de Mensaje de Datos, que contiene sellos digitales de tiempo vinculados al documento electrónico.
- Metadatos: Proveen información adicional sobre la creación y modificación del documento. Estos datos pueden ser claves para demostrar su autenticidad en un litigio.
- Fiabilidad: Que sea posible atribuir a las personas obligadas el contenido de la información relativa y que dicha información puede ser accesible para su consulta posterior, es decir, que sea accesible y atribuible a las partes.
Normativas y Regulaciones sobre la evidencia electrónica en México
En México, la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA) establece las bases legales para el uso de firmas electrónicas avanzadas, otorgándoles la misma validez que las firmas autógrafas, cuando estén destinadas a su uso por dependencias, entidades, servidores públicos de estas y particulares que realicen trámites o procedimientos ante dichas dependencias y entidades.
Por otra parte, el Código de Comercio regula en lo que respecta a los particulares entre ellos o en su calidad de comerciantes a la firma electrónica y la firma electrónica avanzada, así como los comprobantes digitales y contratos electrónicos, mientras que el Código Federal de Procedimientos Civiles y el Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares reconoce la validez probatoria de la evidencia electrónica y su aplicación es supletoria en los juicios en los que se discuta la autenticidad de un documento digital.
La NOM-151, regula la conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos, exigiendo sellos de tiempo y certificados digitales, con lo que se acredita la integridad de la evidencia electrónica, es decir, la capacidad de identificar si fue alterada o no con posterioridad.
Buenas prácticas para garantizar la validez legal de documentos electrónicos
Para evitar problemas legales y garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos, las empresas deben seguir estas buenas prácticas:
- Utilizar plataformas especializadas: Es crucial elegir herramientas especializadas y confiables que cumplan con las normativas legales para la creación y firma de documentos electrónicos.
- Implementar sellos de tiempo: Los sellos de tiempo registran la fecha y hora precisa de la creación o modificación de un documento, garantizando su integridad y proporcionando evidencia en caso de disputas legales.
- Realizar auditorías periódicas de los procesos digitales: Evaluar y revisar regularmente los sistemas y procesos digitales ayuda a identificar vulnerabilidades y garantiza el cumplimiento de las normativas vigentes.
- Conservar registros y respaldos en entornos seguros: Mantener copias seguras de los documentos electrónicos en plataformas protegidas reduce el riesgo de pérdida de datos y asegura su disponibilidad cuando se necesiten.
- Actualizarse continuamente sobre normativas y regulaciones: Las leyes relacionadas con la evidencia electrónica cambian constantemente; estar al tanto de las actualizaciones garantiza que los documentos electrónicos cumplan con los estándares legales.
- Capacitaciones al personal sobre la gestión de documentos electrónicos: Un equipo capacitado en el manejo de herramientas digitales y conocimiento legal es esencial para evitar errores y asegurar procesos más confiables.
- Incorporar mecanismos de seguridad: Cifrado, autenticación multifactor y accesos controlados ayudan a proteger la información.
La evidencia electrónica juega un papel crucial en la era digital. Garantizar la validez legal de los documentos electrónicos no solo protege a las partes involucradas, sino que también fortalece la confianza en los procesos digitales.
A través de firmas electrónicas, certificados digitales, trazabilidad y sellos de tiempo, es posible demostrar la autenticidad y evitar riesgos legales. Adoptar herramientas digitales, innovadoras y confiables como LegaLario, facilita la gestión y validación de documentos en un entorno seguro y conforme a la ley.
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