En el entorno empresarial, la gestión de contratos es esencial para mantener el orden y garantizar que se cumplan las obligaciones y acuerdos establecidos entre las partes involucradas. Sin embargo, el área legal se enfrenta a desafíos y procesos manuales que requieren una gran cantidad de tiempo y recursos.
Afortunadamente, con la llegada de soluciones de Gestión del Ciclo de Vida del Contrato (CLM por sus siglas en inglés), las empresas pueden reducir errores, aumentar su productividad y eficiencia.
En este artículo, exploraremos cómo el uso de herramientas como el CLM beneficia a las áreas legales de las empresas.
Automatización de tareas repetitivas
Una de las principales ventajas de utilizar un CLM es la capacidad de automatizar tareas repetitivas que antes se realizaban manualmente. Esto incluye la creación de contratos, la gestión de versiones, el seguimiento de plazos y vencimientos, entre otros.
Al automatizar estas tareas, el área legal puede dedicar menos tiempo a labores administrativas y más tiempo a actividades de mayor valor añadido, como el análisis legal, la resolución de conflictos y la negociación de los términos y condiciones contractuales.
Organización y acceso fácil a la información
Otro beneficio significativo del CLM es la posibilidad de organizar y acceder fácilmente a la información relacionada con los contratos. Mediante el uso de una base de datos centralizada, los profesionales legales pueden almacenar digitalmente todos los contratos de la empresa, junto con su historial de cambios y cualquier otra documentación relevante, incluso como si fuera una intranet dentro del despacho o la empresa.
Esto permite un acceso rápido y sencillo a la información, lo que facilita la toma de decisiones informadas y reduce el riesgo de errores debido a la falta de documentación adecuada.
Gestión eficiente de los plazos y vencimientos
Con un CLM, se pueden establecer recordatorios automáticos para alertar a los profesionales legales sobre fechas límite importantes, renovaciones, cumplimientos, revisiones o terminaciones de contratos.
Estos recordatorios ayudan a evitar retrasos y garantizan que se tomen las acciones necesarias en tiempo y forma.
Mayor control y cumplimiento normativo
Al tener una visión general de todos los contratos de la empresa, se pueden identificar rápidamente aquellos que necesitan ser actualizados para cumplir con las regulaciones cambiantes.
Manteniendo, incluso, el registro o historial de versiones pasadas que la empresa o despacho ha utilizado para determinadas operaciones o negociaciones en general, de manera que los miembros de la organización con acceso al CLM podrán comparar, actualizar y desarrollar versiones más actualizadas conforme a las exigencias legales que se presenten en el momento.
No solo podrás tener el control de tus contratos, sino también evaluar la productividad de las personas involucradas en el proceso, a través de reportes para medir tiempos de respuesta, y su eficiencia.
Permitir que los abogados se concentren en trabajos de mayor valor
Es una realidad que en muchas ocasiones los abogados o, incluso, pasantes sean utilizados para desarrollar actividades administrativas en cuanto a la integración de la información que debe llenarse en documentos o contratos previamente generados. Por lo que, el uso del CLM les permitirá concentrarse en actividades de valor que generen nuevos documentos, se adecuen los ya existentes a operaciones o negociaciones en concreto y revisar la integración de los documentos por parte de un área administrativa.
Puntos clave del software de gestión de contratos en el área legal
Respaldo digital
Una base de datos centralizada que almacena todos los contratos y la información relacionada, facilita la búsqueda, el filtrado y la recuperación de contratos.
Creación
Cuenta con herramientas que simplifican el proceso de redacción de contratos al proporcionar plantillas, formatos de cláusulas y control de versiones.
Negociación
Con los procesos de colaboración y revisión se facilita la comunicación y agiliza el proceso de revisión y aprobación de contratos vía remota.
Ejecución
Al ser compatible con la firma electrónica, permite a las partes firmar contratos digitales, reduciendo retrasos y mejorando la ejecución de contratos.
Monitoreo
Con recursos tecnológicos como alertas, notificaciones e informes se puede dar seguimiento eficaz a las fechas de firma, obligaciones y métricas de desempeño, lo que permite a los profesionales legales monitorear y garantizar el cumplimiento del contrato.
Precisión mejorada
Reducción automática de errores e inconsistencias, al tener la visibilidad de todo el ciclo de vida de tu contrato.
Transparencia
La implementación de un CLM dentro de la empresa permite a los miembros del equipo legal tener acceso a las estadísticas que presenta cada miembro del equipo en cuanto a su efectividad y desempeño con relación a los tiempos de respuesta y solución de las solicitudes y los documentos que le son turnados para su generación o revisión, de manera que se puede tener un control sobre la calidad y eficiencia de su trabajo dentro de la empresa.
Además, permite a los miembros disponer en cualquier momento, si cuentan con los accesos necesarios, de los documentos que forman parte del CLM y visualizar el estatus que cada uno presenta. Esto permite registrar antecedentes de la producción laboral que representa cada miembro de la organización.
Cumplimiento normativo
Los contratos cumplen con las leyes y regulaciones pertinentes, reduciendo los riesgos legales y financieros.
La gestión de contratos es un proceso crítico para cualquier empresa, y el uso de herramientas como el CLM puede marcar la diferencia en términos de eficiencia y productividad en la gestión de áreas legales.
La automatización de tareas, la organización y acceso fácil a la información, la gestión eficiente de los plazos y vencimientos, así como el mayor control y cumplimiento normativo, contribuyen a una gestión de contratos más efectiva y ahorro de tiempo y recursos.
Si tu empresa aún no ha adoptado un CLM, es el momento de considerarlo y aprovechar sus beneficios. Crea y gestiona la vida de tus contratos de forma colaborativa. ¡Te invitamos a conocer LegaCLM!