El área de recursos humanos dentro de una organización es el responsable de diversos procedimientos, desde la contratación de personal, gestión de nómina, capacitaciones, políticas institucionales y más. Por ello puede parecer que las pilas de papel y las tareas administrativas manuales son interminables.
La transición de un departamento de recursos humanos con flujos de trabajo basados en papel a flujos de trabajo sin papel es la forma en la que el área se transforma a una nueva realidad digital.
La digitalización de procesos no solo impulsa la eficiencia, sino que también contribuye positivamente al medio ambiente, siendo una razón clave para adoptar esta transformación.
A continuación exploraremos un listado de procesos de recursos humanos que se pueden realizar sin papel, junto con estrategias para lograr una oficina sin papel.
6 formas para tener un departamento de RH sin papel
1. Uso de firma electrónica
Simplifica el proceso de onboarding de nuevos colaboradores, permitiéndoles firmar electrónicamente formularios de ingreso, manuales del colaborador y otros documentos relacionados con el inicio de su trabajo.
Adicionalmente, puedes hacer uso de la firma electrónica para gestionar acuerdos de confidencialidad, documentos internos como políticas de la empresa sin necesidad de imprimir documentos.
2. Proceso de contratación
La contratación y la incorporación de colaboradores es un área en la que se requiere de mucho papeleo. Los currículums de los solicitantes, los formularios legales y médicos relacionados con la salud y otros documentos relevantes de los colaboradores suelen estar en formato papel.
El hecho de que sea necesario mantener estos documentos hace que la tarea sea aún más importante. ¿Cómo hacer que esta tarea sea relativamente más fácil y manejable?
Digitalizar el proceso es la solución perfecta.
Las especificaciones del puesto se pueden publicar en línea rápida y fácilmente, lo que permite a los candidatos enviar sus CV de forma digital. Los gerentes de RH pueden comparar solicitudes y preseleccionar candidatos de manera más eficiente utilizando un sistema digital, y los resultados de las entrevistas se pueden compilar y revisar rápidamente.
También se puede validar la identidad y documentación del candidato seleccionado, a través de plataformas de verificación de identidad, desde aquí podrás tener acceso al expediente digital de cada colaborador.
3. Cambiar a la nube
Almacenar toda la información en la nube tiene varios beneficios: fácil acceso, compatibilidad con múltiples dispositivos, seguridad mejorada y mucho más.
Dado que su equipo de recursos humanos tiene que lidiar constantemente con mucha información, cambiar a la nube es una buena idea para facilitar su trabajo. Recuperar y encontrar información se logra en cuestión de un clic, una vez que tengas toda la documentación de forma digital.
4. Evaluaciones de desempeño
Los documentos relacionados con las evaluaciones de desempeño de los colaboradores pueden ser completados electrónicamente tanto por el superior directo como por el colaborador. Los comentarios se pueden solicitar y recopilar fácilmente por correo electrónico o un sistema en línea, y los resultados de las evaluaciones de desempeño se pueden comparar entre los equipos y la organización.
5. Gestión de Nómina
Digitalizar la gestión de nómina podría tener un gran impacto al ahorrar tiempo y consumo de papel. Imagina poder tener todo de forma electrónica, evitar errores manuales y poder incorporar actualizaciones automáticas relacionadas con cambios salariales y pagos únicos directamente al sistema de nómina.
6. Impacto con el medio ambiente
Al digitalizar los procesos de recursos humanos, se elimina o reduce significativamente la necesidad de imprimir documentos en papel y, por ende, a la conservación de los recursos naturales y la reducción de la huella de carbono asociada con la producción y el transporte de papel.
En estos tiempos, la lección está clara: la clave es tener toda la información centralizada, accesible en minutos y de forma segura. ¿El plus? ¡Un impacto positivo en el planeta: menos papel, más árboles a salvo!
En el mundo de recursos humanos, cada paso hacia la digitalización es un avance hacia la optimización de procesos, la reducción de errores y el fortalecimiento de la colaboración.
Al adoptar estrategias para una oficina sin papel, no solo digitalizan procesos, sino también empoderan a su equipo para centrarse en lo que realmente importa: las personas. Desde la contratación hasta la gestión de documentos y firma electrónica, la digitalización nos acerca a un entorno laboral más ágil, sostenible y conectado.
En LegaLario podemos ayudarte a digitalizar los procesos en tu área de recursos humanos. ¡Agenda una llamada!