Los departamentos de recursos humanos son responsables de gestionar un gran volumen de información confidencial de los colaboradores como: contratos, currículums, archivos de colaboradores y revisiones de desempeño, que deben mantenerse confidenciales y ser accesibles sólo para usuarios autorizados.
¿Qué es la gestión documental en RR.HH.?
La gestión de documentos dentro del área de recursos humanos, es la implementación uniforme y organizada de toda la documentación vinculada a los colaboradores dentro de la organización, siguiendo un enfoque sistemático y estructurado.
El implementar un sistema que te permita llevar a cabo todas las etapas del proceso de reclutamiento, origen, desarrollo, administración y terminación de las relaciones laborales de manera digital, organizada y concentrada en una plataforma que almacene la documentación e información de los colaboradores, previendo las medidas de seguridad de los datos personales, es fundamental en la actualidad para conformar un caudal probatorio robusto y tener transparencia en las actividades de mediación y atención que lleva a cabo el área de RRHH.
¿Por qué es importante tener una gestión documental eficaz en el área de RRHH?
Los departamentos de recursos humanos (RRHH) generan una montaña de datos y documentos, desde las revisiones de los colaboradores, hasta las políticas de la empresa, debe rastrearse, almacenarse y actualizarse periódicamente.
Si eres un Directivo de recursos humanos, estarás familiarizado con los desafíos que implica lidiar con este excedente de archivos del área.
Un proceso eficaz de gestión de documentos, garantiza que los equipos de recursos humanos mantengan segura y accesible la información de los colaboradores.
Beneficios de implementar la gestión documental en RRHH:
- Actualizar y archivar automáticamente todos los formularios y documentos relacionados con RR.HH. en un servidor seguro basado en la nube.
- Procesar rápida y fácilmente la incorporación de nuevos colaboradores.
- Almacenar y gestionar de forma segura los archivos de los colaboradores en carpetas digitales.
- Acceso fácil con almacenamiento centralizado.
- Reducir la carga de documentos en papel. Por ejemplo: el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extraerá automáticamente datos de documentos físicos, los convertirá al formato apropiado y los guardará en formatos electrónicos registrados en una única plataforma.
- Eliminar los formularios manuales/en papel y crear procesos rápidos y transparentes.
- Automatizar tareas esenciales, como aprobaciones de políticas y procedimientos, incorporación y baja de colaboradores.
- Almacenar y distribuir electrónicamente las políticas y procedimientos, garantizando que cada colaborador reciba actualizaciones instantáneas cuando se realicen estos cambios.
- Acreditar la validez del documento digital y de sus firmas electrónicas con expedientes electrónicos que contienen datos personales y datos personales sensibles asociados a los mismos.
- Acceder en cualquier momento al documento electrónico a fin de verificar su autenticidad mediante una compulsa de su contenido, a través de un validador dentro de la plataforma.
- Tener transparencia entre la relación de los colaboradores con la empresa en sus requerimientos, mediante accesos autorizados de los directivos de alto rango que permita monitorear las solicitudes atendidas o estatus de las mismas de los colaboradores en relación con el área de RRHH.
Procesos de recursos humanos automatizados
Los equipos de recursos humanos deben mantener el control del envío de vacantes, emisión de nuevas políticas de la empresa y otras solicitudes relacionadas con los colaboradores que llegan a diario.
Los flujos de trabajo de documentos automatizados envían archivos e información a las personas adecuadas para su revisión y aprobación.
La firma en papel es otra tarea que requiere mucho tiempo y retrasa los tiempos de respuesta. La firma electrónica permite a los usuarios desde cualquier lugar firmar documentos legalmente vinculantes sin imprimirlos, enviarlos por fax, escanearlos o publicarlos físicamente. Para los equipos de recursos humanos, esta es una ventaja obvia cuando se trata de firmar contratos laborales o cartas de oferta más rápido.
Protección de archivos confidenciales con la Gestión Documental
La gestión documental desordenada de los registros y archivos de los colaboradores es un riesgo para la seguridad, ocasionando los siguientes problemas en el área:
- Documentos que se extravían, categorizan erróneamente y se pierden constantemente.
- Intercambio de archivos ad-hoc sin seguir estándares de seguridad.
- Almacenamiento, archivo y destrucción de documentos confidenciales de recursos humanos que no cumplen con las normas.
La información contenida en los documentos que recaba y conserva el área de RRHH contiene información que debe ser protegida, pues no sólo se puede tratar de información confidencial, sensible o industrial, sino que además existe documentación que contienen datos personales y/o datos personales sensibles.
Por lo que, un gestor documental eficiente debe garantizar la protección del tratamiento de los datos mediante medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas, pues es una obligación de los particulares regulado por diversas leyes en la materia, como es la Ley Federal de Protección a la Propiedad Industrial, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares y sus reglamentos.
¿Cómo Legalario puede ayudar a RRHH a la gestión documental eficaz de sus documentos?
Contar con un software de gestión de documentos en recursos humanos libera tiempo para los procesos. Al eliminar los riesgos que conlleva el papeleo manual, se puede dedicar más tiempo a optimizar los procesos de contratación, incorporación o salida.
Nuestro software de gestión documental maximiza su capacidad para realizar tareas administrativas, acceder a información y recorrer los procesos de aprobación de Recursos Humanos. Nuestro sistema se adaptará con facilidad a los diferentes sistemas de gestión de capital humano, permitiendo recuperar documentos y datos de los colaboradores de forma rápida y eficaz.
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