Aunque los contratos suelen pasar desapercibidos, son una parte esencial del trabajo de casi cualquier empresa, los flujos de trabajo contractuales suelen pasar desapercibidos para la gran mayoría de los empleados, mientras que todo funciona como debería, pero si se incumple algún plazo u obligación de inmediato se le pondrá atención y es ahí donde entra la Gestión del CLM.
Una gestión deficiente de los contratos puede llevar a tu empresa a diversos riesgos operativos y financieros. Por estos motivos digitalizar la operación con la gestión del CLM es crucial para las empresas.
¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos?
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) automatiza y agiliza los procesos de gestión de contratos. Automatiza las plantillas de documentos y agiliza la revisión, aprobación, firma, ejecución y análisis de contratos a través de reglas repetibles y consistentes, ahorrando así tiempo, mejorando el cumplimiento y eliminando errores.
Implementar la digitalización total de contratos ahorra costos y mitiga riesgos.
Importancia de la Gestión del CLM
Los contratos juegan un papel muy importante en el éxito y el fracaso de cualquier empresa. La transformación digital del departamento jurídico tiene como objetivo reducir la posibilidad de fracaso y ayudarte a alcanzar tus objetivos estratégicos.
Es demasiado complicado mantener manualmente una cartera completa de contratos, por ello, las empresas están cada vez más interesadas en digitalizar sus flujos de trabajo de contratos mediante la implementación de CLM.
Automatización de los procesos diarios
Una de las mejores prácticas de CLM es automatizar la rutina legal. Por ejemplo, muchas empresas todavía utilizan un enfoque manual para las marcas rojas y las aprobaciones, lo que requiere enviar correos electrónicos, hojas de cálculo y diferentes versiones de contratos de un lado a otro.
Como resultado, esta es una de las partes más lentas de la gestión de contratos.
Estandarizar la creación y ejecución de contratos
Redactar contratos desde cero es un proceso que requiere mucho tiempo. Para aumentar la productividad y evitar errores, puede utilizar el software CLM para redactar documentos y crear contratos en segundos en lugar de horas y, al mismo tiempo, reducirá drásticamente el tiempo que los abogados dedican a las revisiones. Se calcula que aproximadamente se ahorra hasta un 82% del tiempo del área jurídica en este proceso.
Además al usar la firma electrónica, una vez que su cliente firma un acuerdo de confidencialidad, puede enviar automáticamente otro documento que debe firmarse.
Seguimiento de documentos y configuración de notificaciones
Los contratos contienen información sobre fechas, términos, costos, etc. Las carpetas compartidas, los correos electrónicos y las hojas de cálculo ofrecen poca visibilidad.
Mantener todos los flujos de trabajo relacionados con los contratos en un solo lugar le permitirá evitar renovaciones de contratos no deseadas y obligaciones incumplidas. Cree tareas personalizadas a través de un panel de tareas pendientes de CLM, guarde cualquier fecha o cláusula, o déjese una tarea o nota para no tener que recordar las fechas de vencimiento de cada contrato.
¿Te gustaría implementar el CLM en tu empresa? En Legalario te asesoramos y acompañamos en todo momento. ¡Contáctanos!