La transformación digital ha llevado a México a legislar en materia de documentos digitales y firma electrónica. Es así como la Norma Oficial Mexicana sobre NOM-151-SCFI-2016 mejor conocida como NOM-151 se centra primordialmente en todos aquellos requisitos que deben cumplirse para el almacenamiento de mensajes de datos y digitalización de documentos.
Esta norma establece los requisitos que deben tener los documentos digitales que han sido firmados electrónicamente, así como lo relativo a las alteraciones después de haber sido firmados.
En este proceso intervienen terceros debidamente autorizados conocidos como Prestadores de Servicios de Certificación o PSC quienes participan emitiendo un Certificado de Conservación. Además con esta norma los Tribunales o Autoridades reguladoras al examinar una transacción concreta podrán comprobar si se ha emitido un Certificado de Conservación en relación con un documento electrónico concreto y confirmar que dicho documento no ha perdido integridad tras su ejecución.
¿Qué es una NOM y por qué se creó la NOM-151?
Las NOM son normas técnicas de observancia obligatoria, emitidas por diferentes dependencias competentes. Su nombre se compone de las letras de Norma Oficial Mexicana (NOM), el código numérico de la norma, las iniciales de la dependencia que la expide y el año en que fue emitida.
En el caso de la NOM-151, fue emitida por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, por lo que lleva las siglas SCFI en su nombre oficial (NOM-151-SCFI-2016).
La NOM-151 se expidió como NOM-151-SCFI-2002. Fue creada a partir de la necesidad de contar con un procedimiento bajo el cual los documentos impresos pudieran digitalizarse y conservarse sin perder el valor que tienen como originales. A partir de su actualización de 2016, publicada en 2017, también se contemplan las firmas electrónicas.
El artículo 89 del Código de Comercio define «mensaje de datos» como «la información generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos u ópticos, o mediante cualquier otra tecnología». El mismo artículo define «digitalización» como «la migración de documentos impresos a mensajes de datos, de conformidad con lo establecido en la norma oficial mexicana en materia de digitalización y conservación de mensajes de datos.»
¿Cuáles son las Autoridades que intervienen en la aplicación de la NOM-151?
En México existen al menos 3 entidades reconocidas por la ley como Autoridades Certificadoras, o por los PSC autorizados por las Autoridades Certificadoras, entre las que se encuentran:
- El Sistema de Administración Tributaria (SAT), conocido como e.firma
- Prestadores de Servicios de Certificación acreditados por la Secretaría de Economía y debidamente publicados en el Diario Oficial de la Federación
- Poder Judicial de la Federación (PJF) a través de su certificado conocido como FIREL
Requisitos de digitalización de documentos según la NOM 151:
En cuanto a la digitalización de documentos, la NOM 151 menciona la forma adecuada de digitalizar un documento con soporte físico. Se debe tomar en cuenta lo siguiente:
- Claridad: En el proceso de migración del documento físico a un archivo digital.
- Formato del documento: Debe ser posible su visualización mediante algún software actual. El nuevo mensaje de datos debe ser fiel a su documento físico, respetando la geometría o aspecto original en cuanto a tamaño y proporción. Esto significa que el formato de la versión digitalizada debe ser lo más parecido posible a su original.
- Calidad: Se especifica la calidad necesaria para las representaciones gráficas, de audio y de vídeo.
Beneficios de la NOM 151 para la digitalización y la firma electrónica
- Firmar documentos de forma remota de forma segura, ahorrando tiempo, costos y papel.
- La identidad de los firmantes: No se trata sólo de la validez del documento en sí, sino de la certeza de que el firmante es quien dice ser.
- Validez jurídica: El registro de conservación del mensaje de datos puede utilizarse como prueba en juicio y demostrar que es el documento original y no ha sufrido alteraciones.
- El certificado de conservación y el sello de tiempo garantizan la inalterabilidad, integridad y autenticidad del documento.
- Autenticidad: Garantiza que el documento no ha sido manipulado y está en las mismas condiciones en las que fue creado.
Ahora que tienes conocimiento sobre la NOM-151 y su validez legal, es el momento ideal para comenzar a digitalizar los procesos legales de tu organización. ¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros para recibir asesoramiento personalizado!