La gestión del ciclo de vida de los contratos, conocida como CLM (Contract Lifecycle Management), se ha convertido en una herramienta esencial para los profesionales legales. ¿Pero cómo exactamente puede el software CLM transformar tu práctica legal? En este artículo, exploraremos los beneficios y las funcionalidades clave de esta poderosa tecnología.
Tradicionalmente, la gestión de contratos ha sido un proceso laborioso y propenso a errores, pero con la introducción del software CLM, este panorama está cambiando radicalmente.
El software CLM agiliza y automatiza el proceso de gestión de contratos desde la creación y negociación hasta la ejecución, gestión y renovación, permitiendo a los profesionales legales centrarse en tareas de mayor valor añadido.
A medida que un área legal crece y el volumen de contratación aumenta, una solución de CLM ayuda a los equipos legales internos a escalar de manera eficiente, mitigar el riesgo y garantizar mejor el cumplimiento.
¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida de un contrato?
El software de gestión de contratos proporciona una plataforma centralizada para almacenar y gestionar todos los documentos y datos relacionados con los contratos, lo que permite a los equipos jurídicos obtener visibilidad de todo el ciclo de vida del contrato y tomar decisiones informadas.
Se conforma con las siguientes etapas:
- Creación (redacción/generación): Esta etapa implica la creación de contratos desde cero o mediante plantillas.
- Negociación: Negociación de las partes para llegar a un acuerdo mutuo. Los equipos legales de ambas partes realizan un seguimiento meticuloso de los cambios en los documentos durante todo el proceso de negociación mediante modificaciones, comentarios y versiones preliminares.
- Aprobación: El software CLM puede ayudar a automatizar y realizar un seguimiento del proceso de revisión para garantizar que se obtengan todas las aprobaciones necesarias correctamente.
- Ejecución del contrato: La etapa de ejecución del contrato marca el momento crítico en el que se ejecutan los acuerdos y se establecen compromisos legalmente vinculantes entre las partes.
- Almacenamiento y gestión: Después de la ejecución del contrato es importante no solo tener la capacidad de almacenar el contrato en un lugar de fácil acceso y búsqueda. Algunos CLM se integran con soluciones de almacenamiento en la nube existentes. Existen herramientas que también ofrecen recordatorios de vencimiento y renovación de contratos, que son increíblemente útiles para los acuerdos de ventas y proveedores.
- Análisis de contratos: Etapa de extracción de la información basada en datos del contrato y del proceso de contratación. Esta información basada en datos ayuda a informar sobre el impacto legal interno y fortalece la toma de decisiones estratégicas y la asignación de recursos para el correcto desarrollo del área jurídica.
Comprender estas etapas es fundamental para identificar qué áreas requieren una mejora significativa y cómo el software CLM hace frente a estos desafíos de forma eficaz.
Beneficios del Software CLM en la Práctica Legal
- Eficiencia operativa: El software CLM reduce significativamente el tiempo y los recursos necesarios para gestionar contratos. Automatiza tareas repetitivas como la redacción de contratos estándar y el seguimiento de plazos, lo que libera a los abogados para que puedan centrarse en actividades más estratégicas.
- Mejora la colaboración: Con el software CLM, los profesionales legales pueden tener una visión clara y en tiempo real de todos los contratos en curso. Esto incluye el estado de cada contrato, los plazos críticos y los hitos importantes, lo que permite una mejor toma de decisiones y una gestión proactiva de los contratos.
- Gestión de riesgos: Identifica y mitiga los posibles riesgos contractuales mediante el seguimiento automatizado y las alertas de fechas clave, hitos y requisitos de cumplimiento.
- Generación de contratos y/o gestión de plantillas: Algunas herramientas CLM permiten a las partes interesadas del negocio o a los abogados internos completar un formulario de admisión y generar automáticamente el primer borrador del contrato, mientras que otras proporcionan plantillas de contrato estandarizadas para garantizar la coherencia con los formularios de contrato aprobados y reducir el tiempo dedicado a redactar contratos.
- Informes y análisis: Ofrece información en tiempo real sobre el estatus del contrato, detalles del tiempo empleado en cada paso de negociación, revisión o aprobación, lo que ayuda a las organizaciones a tomar decisiones basadas en datos e identificar áreas de mejora.
La adopción del software CLM en la práctica legal no es solo una tendencia, sino una necesidad en el entorno actual. La eficiencia, precisión y control que ofrece no solo mejora la gestión de contratos, sino que también libera a los abogados para que puedan enfocarse en lo que realmente importa: brindar asesoramiento legal de alta calidad y agregar valor estratégico a sus organizaciones.
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