Los huracanes, inundaciones, terremotos e incendios pueden ocurrir en cualquier momento, por lo que es crucial preguntarse si en tu empresa existe un sistema para proteger tus documentos (los archivos físicos) ante desastres naturales.
Entre los muchos desafíos que enfrentan las empresas durante estos eventos, la pérdida de información sin respaldo es, sin duda, una de las más preocupantes y con mayores consecuencias. En el ámbito empresarial, desastres como incendios, terremotos e inundaciones ponen en riesgo los documentos, lo que puede resultar en la pérdida irreparable de registros importantes.
Sin embargo, las empresas pueden evitar la pérdida de documentos cruciales adoptando un enfoque preventivo. En este blog, te explicamos cómo proteger tus archivos ante posibles desastres naturales.
¿Cómo proteger tus documentos ante desastres naturales?
La mejor solución es contar con un sistema de gestión de documentos y respaldo digital. A continuación, te presentamos algunas acciones que puedes realizar para lograrlo:
- Crea una copia de seguridad de tus archivos
La digitalización ofrece una solución segura y confiable frente a las copias físicas, que pueden perderse o dañarse en desastres naturales. Las copias digitales pueden almacenarse de manera segura en múltiples dispositivos o plataformas en la nube, asegurando su protección y disponibilidad.
Asimismo, existe un servicio especializado de “Digitalización de Documentos”, el cual consiste en un método de migración de los documentos físicos existentes a medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, mediante un escaneo realizado por un Prestador de Servicios de Certificación que emite una Constancia de Conservación del archivo digital generado al que se migró el documento físico y un Sello Digital de Tiempo (TimeStamp) que la contiene.
Es importante que sepas que mediante este proceso puedes acreditar la autenticidad del archivo digital, es decir, hace la verificación de un documento físico original, de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio, Reglamento del Código de Comercio en materia de Prestadores de Servicios de Certificación y la NOM-151-SCFI-2016.
- Almacenamiento en la nube
Las soluciones de almacenamiento en la nube, como Dropbox, Box o OneDrive, ofrecen una defensa virtual eficaz contra desastres. Este tipo de almacenamiento proporciona comodidad y seguridad, permitiendo además designar quién puede acceder a los archivos y colaborar en ellos. Los servicios en la nube ofrecen redundancia y copias de seguridad automáticas que garantizan que tus datos estén seguros y accesibles desde cualquier ubicación.
Lo anterior, considerando que el proveedor que se elija para resguardar o almacenar la documentación e información cumpla con lo establecido con la legislación en materia de datos personales, respecto al tratamiento de los datos personales en la nube, alguno de dichos requisitos son que el proveedor de la nube: cuente con políticas de privacidad, no se considere propietario de la información y datos personales que se almacenen, guardar confidencialidad de la información y documentación almacenada, garantizar la implementación de mecanismos de seguridad de la información, permitir limitar el tipo de datos personales sobre los que se esté presentando el servicio, etc.
- Creación de una red de archivo digital
La digitalización de archivos en papel facilita a las empresas la gestión y organización de sus datos. Los archivos digitales, a diferencia de los físicos que ocupan mucho espacio y son difíciles de manejar, se pueden ordenar y buscar fácilmente mediante palabras clave o metadatos. Esto permite a las empresas localizar documentos específicos de manera rápida y eficiente, reduciendo así el tiempo y el esfuerzo necesarios para la administración de datos.
- Implementación de políticas de protección de datos
Establecer políticas claras y procedimientos para la protección y almacenamiento seguro de documentos es esencial. Esto incluye la formación del personal sobre la importancia de la protección de datos y cómo gestionar adecuadamente la documentación sensible.
Es imprescindible cumplir con la legislación en materia de protección de datos personales, seguridad de la información y propiedad industrial en la implementación que toda empresa o persona debe considerar para evitar caer en sanciones, incluyendo delitos, ante la ausencia, omisión o deficiente cumplimiento con la información y documentación que se recaba, almacena, genera y trata.
- Planificación de la continuidad del negocio
Desarrollar un plan de continuidad del negocio que incluya la recuperación ante desastres es fundamental. Asegúrate de que tus documentos críticos estén cubiertos en este plan y que todos los colaboradores estén capacitados para implementarlo en caso de emergencia.
Importancia de proteger tus documentos
- Continuidad del negocio
Los documentos y la información crítica son fundamentales para el funcionamiento diario de cualquier empresa. Perder estos documentos puede llevar a interrupciones significativas en las operaciones y afectar la capacidad de la empresa para cumplir con sus compromisos y obligaciones.
- Cumplimiento Normativo
Dado que el sistema de gestión de documentos proporciona la copia de seguridad digital esencial para los archivos y registros comerciales, la organización sigue cumpliendo con las leyes de privacidad aplicables y las regulaciones de la industria incluso sin tener copias físicas de estos documentos.
Considerando lo señalado en los puntos anteriores, recordemos que debemos distinguir si se trata de archivos físicos que deseamos migrar a archivo digital o si se trata de archivos cuyo origen o generación será digital, en ambos casos es necesario que se cuente con un proceso de Digitalización de Documentos o una Constancia de Conservación de Mensaje de Datos, y con una firma electrónica válida jurídicamente, con la finalidad de acreditar la autenticidad, fiabilidad e integridad del documento y su contenido.
Lo anterior encuentra su fundamento en el Código de Comercio, Códigos Civiles Federal y Estatales, Ley Federal del Trabajo, entre otros, relativo a los medios electrónicos, contratación electrónica, consentimiento electrónico y firma electrónica.
- Seguridad de datos sensibles
Muchos documentos contienen información sensible y confidencial sobre colaboradores, clientes, proveedores y estrategias empresariales. Proteger esta información es crucial para evitar problemas legales, financieros y de reputación en caso de una pérdida de datos.
- Protección al medio ambiente
La digitalización de archivos en papel puede ser una solución efectiva para que las empresas reduzcan su huella ambiental. Al eliminar la necesidad de espacio físico para almacenamiento y reducir el uso de papel, se puede contribuir significativamente a un futuro más sostenible y reducir la huella de carbono de las empresas convirtiéndose en paperless.
- Acceso rápido a los documentos
Los sistemas de gestión de documentos no solo facilitan la creación de archivos de respaldo, sino que también garantizan un acceso rápido a tus registros en caso de desastre.
En conclusión, la protección de documentos empresariales ante desastres naturales es crucial para garantizar la continuidad del negocio y la seguridad de la información. Implementar medidas preventivas como el almacenamiento en la nube, la digitalización de documentos y la creación de copias de seguridad físicas y digitales no solo protege los activos más valiosos de la empresa, sino que también asegura la tranquilidad de todos los involucrados.
Recordemos que la preparación ante desastres no solo es responsabilidad corporativa, sino una inversión estratégica que puede marcar la diferencia entre la supervivencia y la ruina.
No olvides que la digitalización de archivos permite una recuperación de datos fácil y rápida en caso de un desastre natural, LegaLario es tu aliado digital en este proceso, no dudes en contactarnos.