La transformación digital e innovaciones tecnológicas avanzan día con día, por ello la Legislación Mexicana creó la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, también conocida como NOM-151, siendo el ordenamiento jurídico encargado de regular la autenticidad y seguridad de los documentos electrónicos y de la integridad de la firma electrónica en México.
Cuando las empresas utilizan documentos electrónicos en sus procesos, la NOM-151 es la norma encargada de establecer las reglas para su conservación y su digitalización.
Seguramente has escuchado acerca de la Constancia de Mensaje de Datos, si no sabes qué es o para qué se utiliza, en este artículo te daremos todos los detalles sobre este tema.
¿Qué es la Constancia de Conservación de Mensaje de Datos?
Es un archivo o documento electrónico, emitido bajo los lineamientos de la NOM-151, la cual garantiza que la información electrónica contenida en el documento electrónico o digital efectivamente existe a partir de un tiempo determinado al tener un sello digital de tiempo, garantizando su inalterabilidad e integridad con el transcurso del tiempo, haciendo las veces de un documento original físico y nos permite consultarlo posteriormente en cualquier momento para verificar su autenticidad.
Si necesitamos verificar si un documento firmado electrónicamente ha sido modificado o no después de ser firmado. La NOM-151 establece la intervención de terceros autorizados por la Secretaría de Economía, también conocidos como Prestadores de Servicios de Certificación (PSC), quienes participan en el proceso de firma electrónica y emiten una Constancia de Conservación.
Asimismo, la Constancia de Conservación de Mensaje de Datos es el medio electrónico idóneo para acreditar la autenticidad, es decir, que es original, un documento en su forma digital o electrónica y que se ha mantenido íntegro e inalterable.
Cualquiera que sea su naturaleza, llámese contrato, solicitud, comprobante de operaciones, libro mayor, libros de actas y cualquier documentación relacionada con las operaciones que lleven a cabo las empresas, de conformidad con lo establecido en el Código de Comercio en sus artículos 34, 38, 46 bis, 49, entre otros.
¿Para qué se utiliza una Constancia de Conservación de Mensajes de datos?
La Constancia de Conservación de Mensajes de Datos es un instrumento con validez legal en México y se puede utilizar para todo tipo de procesos.
Incluyendo aquellos que son corporativos, pues los documentos que sean acompañados de una Constancia de Conservación fungen como prueba para demostrar la integridad, inalterabilidad y autenticidad, siendo válidos de los mensajes de datos almacenados en formato electrónico, como por ejemplo:
- Procesos de investigación de delitos informáticos, como la suplantación de identidad en línea.
- Procesos administrativos en los que se requiere la presentación de pruebas electrónicas,
- Procesos laborales o corporativos en los que se utilizan mensajes de correo electrónico, chats de mensajería instantánea o documentos electrónicos como prueba de despidos injustificados o acoso laboral.
- Litigios contractuales y mercantiles en las que se utilizan correos electrónicos, mensajes de texto o documentos electrónicos para demostrar la existencia o cumplimiento de los acuerdos.
- La conservación, registro y almacenamiento de la contabilidad mercantil de las empresas, tratándose de auditorías fiscales.
- Toda documentación en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones, de conformidad con el artículo 49 del Código de Comercio.
- En el caso de entidades financieras, respecto al cumplimiento en materia de prevención de lavado de dinero, la obligación de conservar la documentación del expediente que deben integrar del beneficiario, controlador, último beneficiario o clientes.
Beneficios de la Constancia de Conservación de mensaje de datos
- Documentos electrónicos íntegros e inalterables.
- Cualquier documento electrónico como facturas o contrato tiene plena validez cuando es conservado bajo la NOM-151.
- Almacenamiento Electrónico Certificado.
- Valor Probatorio igual a los documentos físicos originales en juicio.
- Garantía de la integridad y autenticidad del documento.
- Emisión de constancia por parte del Prestador de Servicios de Certificación.
Con una Constancia de Conservación de mensaje de datos de un documento firmado electrónicamente, se puede tener la certeza de que dicho documento no ha sufrido modificaciones después de su firma, lo que garantiza su integridad. En otras palabras, es una prueba fehaciente de la autenticidad de los mensajes de datos que se han conservado en formato electrónico.
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