En el entorno empresarial y legal actual, la firma electrónica ha ganado popularidad como una herramienta eficaz para simplificar procesos y formalizar acuerdos de manera digital.
Sin embargo, la clave para garantizar su seguridad y validez radica en la autenticación, un proceso esencial que permite verificar la identidad del firmante y proteger la integridad de los documentos.
Esto nos lleva a la pregunta central: ¿Qué niveles de autenticación existen en firmas electrónicas?, a continuación te lo explicamos.
¿Qué es la Autenticación en Firmas Electrónicas?
La autenticación en firmas electrónicas es el proceso de verificar la identidad del firmante antes de que se complete la firma de un documento. Por lo que, también se le conoce como firma electrónica con identidad digital o validación de identidad.
Aunque a menudo se confunde con la validación de la firma (que asegura que la firma es legítima después de completarse), la autenticación es un paso previo crucial para prevenir fraudes y garantizar que la información sensible sea firmada por la persona correcta.
¿Por qué es importante la autenticación?
- Previene el acceso no autorizado.
- Reduce el riesgo de fraudes digitales.
- Protege la integridad de los documentos firmados.
Tipos de Autenticación en Firmas Electrónicas
Los niveles o factores de autenticación son requisitos necesarios y obligatorios cuando se trata de entidades financieras al identificar a sus usuarios o clientes, así como para llevar a cabo la celebración de contratos con los mismos a distancia o mediante el uso de medios electrónicos, pues las diferentes Comisiones Nacionales establecen mediante Disposiciones de Carácter General y Circulares Únicas los parámetros según el tipo de operación o monto solicitado o a celebrar para exigir uno o más niveles de factores de autenticación.
Existen diferentes niveles de autenticación que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa o transacción. Estos son los principales:
- Factor de Autenticación Categoría 1: Se compone de información obtenida mediante la aplicación de cuestionarios al usuario, por parte de operadores telefónicos o remotos, en los que se le requieren datos que solo el usuario conoce, debiendo validarse las respuestas sin que el operador pueda consultar o conocer anticipadamente los datos de autenticación del usuario.
- Factor de Autenticación Categoría 2: Se compone de información que solo el usuario conozca e ingrese en un dispositivo de acceso, como contraseñas o números de identificación personal (NIP), teniendo prohibido utilizar información como: identificador de usuario, nombre de la empresa, más de 3 caracteres idénticos en forma consecutiva, numéricos o alfabéticos; con una longitud mínima de 4 caracteres.
- Factor de Autenticación Categoría 3: Se refiere a claves privadas dinámicas de un solo uso (OTP) que son obtenidas por dispositivos generadores de este tipo de claves o contraseñas, los cuales deberán ser proporcionados por las empresas a sus usuarios y deberán: contar con propiedades que impidan su duplicación o alteración, ser información dinámica que no pueda utilizarse más de una vez, tener un periodo de vigencia mínimo (minutos) y no ser conocida con anterioridad por nadie.
- Factor de Autenticación Categoría 4: Se compone a información biométrica, derivada de las propias características físicas, tales como huella dactilar, geometría de la mano, patrones en iris o retina y reconocimiento facial, entre otras.
Por lo tanto, las empresas podrán elegir utilizar uno o más factores de autenticación en sus operaciones, internas o externas, determinando el nivel de riesgo y seguridad jurídica que necesitan de acuerdo al tipo de contrato u operación que se realiza, entendiendo uno, dos o múltiples factores para una operación de acuerdo a lo siguiente:
- Autenticación de un solo factor (1FA): Requiere un único método de verificación, como una contraseña o un código enviado al correo electrónico. Es el nivel más básico, aunque menos seguro en comparación con los otros.
- Autenticación de dos factores (2FA): Combina dos métodos de verificación, como una contraseña y un código enviado al teléfono del firmante. Este nivel ofrece mayor seguridad y es ampliamente utilizado en entornos empresariales.
- Autenticación multifactor (MFA): Utiliza tres o más métodos de autenticación, incluyendo biometría (huella digital, reconocimiento facial) y dispositivos físicos como tokens. Es el nivel más avanzado y seguro, ideal para documentos de alta sensibilidad.
Regulaciones sobre Autenticación en Firmas Electrónicas en México
En México, la firma electrónica cuenta con un sólido respaldo legal que garantiza su validez y seguridad. A continuación, se detallan las principales normativas aplicables:
- Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA): Regula el uso de la firma electrónica avanzada, estableciendo criterios para su validez legal. Incluye disposiciones sobre la emisión de certificados digitales y la función de los prestadores de servicios de certificación.
- Código de Comercio: Este código regula el uso de la firma electrónica en transacciones comerciales y mercantiles. .
- Normas Oficiales Mexicanas (NOMs): Algunas NOMs, como la NOM-151-SCFI-2016, establecen requisitos para la conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos.
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP): Aunque no regula directamente las firmas electrónicas, esta ley es relevante porque establece lineamientos para proteger la información personal en documentos firmados electrónicamente.
- Circular Única de Bancos, Circular Única de Seguros y Fianzas, así como Disposiciones de Carácter General emitidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), Comisión Nacional de Seguros y Fianzas (CNSF) y Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro (CONSAR).
¿Cómo elegir el nivel de autenticación adecuado para tu empresa?
La elección del nivel de autenticación depende de los siguientes factores:
- Tipo de documento: Documentos sensibles, como contratos o avisos de privacidad, requieren autenticación multifactor.
- Volumen de transacciones: Empresas con alto flujo de documentos pueden optar por autenticaciones más ágiles, pero seguras.
- Regulaciones aplicables: Asegúrate de cumplir con las normativas locales e internacionales.
- Riesgo asociado: Evalúa los riesgos de cada transacción para determinar el nivel necesario.
Elegir el nivel adecuado de autenticación en firmas electrónicas es esencial para garantizar su seguridad y validez. Te invitamos a explorar soluciones que cumplan con altos estándares de autenticación, como LegaLario, para proteger tus procesos digitales y fortalecer la confianza de tu organización.