La gestión de contratos es una pieza fundamental para garantizar transparencia, seguridad y eficiencia en las operaciones comerciales. Sin embargo, para muchos profesionales del área legal, el manejo manual de contratos puede resultar tedioso, propenso a cometer errores y consumir tiempo valioso.
En este artículo, exploraremos seis claves esenciales para una gestión de contratos efectiva, diseñadas para simplificar tus procesos dentro del área legal.
1. Centralización de la Información
Uno de los mayores desafíos en la gestión de contratos es la dispersión de la información. Los contratos pueden estar almacenados en diversos lugares, desde correos electrónicos hasta carpetas físicas en diferentes departamentos o áreas de las empresas, desde las solicitudes del área comercial como el desarrollo de la operación o transacción que involucra a diversos participantes como el área administrativa, financiera y legal. La clave es centralizar toda esta información y documentación en un solo lugar accesible para todos los miembros del equipo, de manera que dote de transparencia, eficiencia, control y seguridad a la empresa.
Un sistema de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM) proporciona una solución centralizada que permite un acceso rápido y seguro a todos tus contratos desde una sola plataforma, lo que mejora la colaboración entre equipos y agiliza los procesos de revisión y aprobación de contratos.
2. Automatización de procesos
La automatización es la clave para liberar tiempo y recursos valiosos en el ámbito legal. Pues claro está que una parte importante de la actividad legal implica la administración de información conforme a la documentación revisada, para su integración o vaciado en otros documentos, lo que conlleva restar tiempo de calidad en el ingenio de innovación o creación de otros aspectos más relevantes de la empresa y sus operaciones.
El CLM ofrece funcionalidades de automatización que consiste en generar un flujo que permite el acceso a los diferentes participantes pudiendo observar si se requiere información adicional, sustituir la existente, rechazar las operaciones o, incluso, determinar los tiempos de respuesta y atención del personal dentro de la organización.
3. Gestión de riesgos
Los contratos suelen contener una variedad de obligaciones y compromisos que deben cumplirse en el tiempo, esto es, hay obligaciones que son de tracto sucesivo que su cumplimiento se da en varias ocasiones durante la vida del contrato en diferentes fechas y circunstancias que implican una administración del mismo. El seguimiento manual de estas obligaciones puede ser complicado y propenso a errores. Por consiguiente, la gestión de riesgos es fundamental en cualquier estrategia de gestión de contratos efectiva.
Con el CLM, es posible identificar y mitigar riesgos mediante la identificación e implementación de alertas y recordatorios automatizados, garantizando el cumplimiento de cláusulas y fechas límite, reduciendo así la exposición a posibles litigios y sanciones.
4. Colaboración para una gestión de contratos efectiva
La gestión de contratos involucra a múltiples partes interesadas, desde equipos legales hasta departamentos comerciales y proveedores externos. Un CLM proporciona herramientas de colaboración en línea que permiten a todas las partes involucradas contribuir de manera eficiente, compartir comentarios, ver historial de cambios y versiones, así como realizar un seguimiento del progreso de los contratos en tiempo real.
Recordemos que en toda operación hay piezas claves que permiten llegar al éxito a las empresas con una buena coordinación. Una vez que el área comercial tiene un prospecto y solicita al área legal la generación del contrato, el cual contiene obligaciones que impactan en el mantenimiento y desarrollo del servicio, producto o bien contratado, la administración del cumplimiento del contenido de dicho contrato es fundamental.
5. Personalización de plantillas
Con el CLM, es posible crear y personalizar plantillas de contratos que se adapten a las necesidades específicas de cada empresa. Esto agiliza el proceso de creación de nuevos acuerdos y garantiza la coherencia y consistencia en la documentación legal, minimizando el riesgo de errores y malentendidos.
Las empresas pueden simplificar los procesos de aprobación de contratos aprovechando flujos de trabajo personalizados.
6. Análisis de Datos
El análisis de datos juega un papel cada vez más importante en la gestión de contratos moderna. Al aprovechar los datos generados por los contratos, las empresas pueden identificar tendencias, optimizar procesos y tomar decisiones estratégicas informadas.
El CLM ofrece herramientas de seguimiento y análisis que permiten evaluar el desempeño de los contratos a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye métricas como el tiempo promedio de ejecución, el cumplimiento de términos y condiciones, proporcionando insights valiosos para la toma de decisiones estratégicas.
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