Todos los negocios funcionan con contratos. Un contrato es un dispositivo jurídico de gran utilidad, ya que en él se establecen los términos de un empleo, las condiciones de las relaciones comerciales y muchos otros detalles comerciales que una empresa requiera hacer constar legalmente.
La gestión del ciclo de vida del contrato tiene como objetivo digitalizar y automatizar el proceso de contratación en cada etapa para lograr una eficiencia mucho mayor y una mejor colaboración.
¿Qué es el CLM?
Contract Lifecycle Management (CLM) que se traduce como la Gestión del Ciclo de vida de los contratos, es un software legal utilizado para agilizar y desarrollar correctamente los procesos contractuales de las empresas, que van desde la solicitud de creación del mismo, modificaciones, renovaciones y por último la terminación del contrato.
Es también un proceso de gestión digital de acuerdos y negociaciones jurídicas realizadas con los clientes, proveedores, socios o empleados de una organización en cada etapa del ciclo, y abarca la creación, gestión, intercambio, digitalización y terminación de las mismas.
¿Cuáles son las etapas del CLM?
- Etapa de Solicitud y Creación del Contrato: El primer paso para el proceso de generación de contrato, se verifica contenido, trazabilidad y redacción.
- Etapa de Colaboración: Acceso a las partes para diversas modificaciones y correcciones al contrato.
- Etapa de Aprobación: Se otorga visto bueno al contrato para proceder a la firma.
- Etapa de Firma: Pueden aplicar distintos tipos de firma, por ejemplo: firma electrónica simple o avanzada, asegurando la autenticación de la identidad de los firmantes.
- Etapa Post firma: Esta etapa involucra, la gestión del contrato, monitoreo de obligaciones y/o prohibiciones, anexos digitales, etc.
- Etapa de Terminación/ Renovación: Aquí se determina si el contrato ha cumplido su ciclo procediendo a la terminación o si sigue siendo de utilidad para las partes a la renovación.
¿Para qué puedo utilizar un CLM en mi Empresa?
- Digitalización de documentos legales
- Creación, gestión y modificación de contratos
- Acceso a diversas áreas de la empresa
- Automatización de contratos y archivos jurídicos
- Agilizar la comunicación contractual
- Consolidación de procesos legales internos
- Firmar electrónicamente
- Herramienta para lograr un correcto Cumplimiento normativo “Compliance”
- Almacenar formatos de contratos
- Recordatorios y Alertas de fechas de vencimiento
- Respaldo documental digital
Como comerciante recuerda que, tienes la obligación de conservar y almacenar tus libros de actas, los comprobantes originales de las operaciones, soportar la materialidad de las operaciones realizadas mediante contratos, convenios, órdenes de compra, etc., teniendo la facultad de cumplir con esta obligación mediante la conservación de la documentación acompañada de la Constancia de Conservación de Mensaje de Datos (NOM-151) conforme a lo establecido en el Código de Comercio.
No olvides que con el uso del software CLM en tu operación interna, lograrás una mayor eficacia y precisión en la creación, revisión y monitoreo de todos tus contratos.
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