En esta era digital, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para agilizar procesos y garantizar la seguridad de los documentos. Sin embargo, es común cometer errores al firmar electrónicamente, lo que puede generar serias consecuencias legales y operativas.
En este blog, exploraremos los errores más frecuentes al firmar documentos electrónicos, los riesgos legales asociados y la importancia de utilizar un software de firma electrónica para mitigar estos problemas.
Errores más frecuentes al firmar documentos electrónicos
- No contar con una plataforma que tenga validez legal: Uno de los errores más comunes es elegir una plataforma de firma electrónica en la que la metodología del servicio de firma electrónica no cumpla con los requisitos legales necesarios. En México, la NOM-151 establece los criterios para la conservación y autenticación de archivos o documentos electrónicos, más no de la firma electrónica, por lo que si bien es fundamental la existencia de la Constancia de Conservación de Mensaje de Datos para acreditar la inalterabilidad e integridad de un documento electrónico, esta no se pronuncia sobre el contenido del mismo o metodología de la firma electrónica utilizada y asociada al documento electrónico.
- No verificar la validez del certificado digital: Utilizar un certificado revocado, vencido o no válido puede invalidar la firma electrónica avanzada. Esto puede resultar en la invalidez del documento, lo que podría llevar a la pérdida de derechos o beneficios importantes. Sin embargo, es importante asegurarse que la plataforma de firma electrónica utilizada cuente con la autorización de la autoridad emisora del certificado digital de la firma electrónica avanzada a utilizar, como por ejemplo del SAT, a efecto de que la plataforma prevenga cualquier uso de una firma electrónica avanzada que no sea válida.
- No leer detenidamente el documento: Firmar sin revisar el contenido puede llevar a aceptar términos no deseados. Esto puede tener graves repercusiones legales si se aceptan condiciones perjudiciales sin darse cuenta.
- No verificar la identidad del firmante: Es vital asegurarse de que la firma electrónica sea auténtica. Muchas empresas omiten la verificación de identidad de los firmantes, lo que puede llevar a situaciones de fraude. Implementar métodos de verificación robustos es crucial para garantizar que solo personas autorizadas firmen los documentos.
- No capacitar al personal en el uso de la plataforma de firma: La falta de capacitación puede dar lugar a errores operativos. Si el personal no está familiarizado con el funcionamiento de la plataforma, es más probable que cometan errores al firmar o gestionar documentos. Invertir en formación adecuada no solo mejora la eficiencia, sino que también minimiza riesgos legales.
- No garantizar la protección de la información: La seguridad de los datos es una preocupación fundamental al utilizar documentos electrónicos. Muchas plataformas no ofrecen la protección adecuada contra ataques cibernéticos, poniendo en riesgo la información sensible de la empresa. Asegúrate de que la plataforma elegida cumpla con estándares de seguridad robustos para proteger la información confidencial.
- Escoger plataformas de firma que no son flexibles: Las necesidades de cada empresa son únicas, y elegir una plataforma que no se adapte a ellas puede generar problemas. Una solución inflexible puede limitar la capacidad de personalizar procesos y flujos de trabajo, dificultando la implementación efectiva de la firma electrónica. No obstante, es importante tener presente que ante la implementación digital de las operaciones de cada negocio es necesario que exista una adaptación entre ambas partes, es decir, una flexibilidad mutua a fin de no hacer uso de una firma que resulte en no ser electrónica ni jurídica por tanta flexibilidad.
Consecuencias legales de no cumplir con la normativa
No cumplir con las normativas aplicables a los documentos firmados electrónicamente puede exponer a las empresas a riesgos legales significativos. Entre ellos se encuentran:
- Invalidez de contratos: Un contrato firmado electrónicamente que no cumpla con los requisitos legales puede ser considerado nulo y sin efecto, lo que puede resultar en pérdidas económicas y conflictos legales.
- Disputas judiciales: La falta de cumplimiento normativo puede dar lugar a litigios costosos y prolongados, afectando la reputación de la empresa.
- Falta de seguridad jurídica: La inseguridad en la validez de los documentos firmados puede dañar la confianza de los clientes y socios comerciales.
Recuerda que además de la legislación específica en materia de firma electrónica que se debe conocer y cumplir, se debe considerar la regulación en materia de consentimiento electrónico, contratación a través de medios electrónicos o a distancia, entre otros, que estén implicados en el cumplimiento del tipo de documento o sujeto que participa en el mismo.
Importancia de tener un software de firma electrónica
- Seguridad: Los software de firma electrónica deben ofrecer altos niveles de seguridad y autenticación, protegiendo contra fraudes y accesos no autorizados.
- Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir con las regulaciones legales y estándares de la industria, evitando sanciones y asegurando la validez legal de los documentos.
- Eficiencia y ahorro de tiempo: Digitaliza y agiliza el proceso de firma, reduciendo errores y tiempos de espera, lo que mejora la productividad y facilita la colaboración entre equipos.
- Reducción de costos: Elimina la necesidad de papel y reduce los costos asociados a la gestión de documentos físicos, resultando en un ahorro significativo en recursos y almacenamiento.
En LegaLario, ofrecemos una plataforma de firma electrónica que garantiza el cumplimiento normativo y la validez legal de todos los documentos. Nuestra solución no solo es fácil de usar y flexible, sino que también incluye medidas de seguridad avanzadas para proteger la información sensible de tu empresa. Con LegaLario, puedes tener la tranquilidad de que tus documentos electrónicos son seguros y válidos, evitando así los errores más comunes y los riesgos asociados.
La firma electrónica es una herramienta poderosa, pero debe utilizarse correctamente. Evitar estos errores puede marcar la diferencia en la eficiencia de tus procesos y en la seguridad jurídica de tu empresa. ¡Contáctanos para más información sobre cómo podemos ayudarte a firmar documentos electrónicos de manera segura y legal!