En los últimos años, cada vez más empresas han adoptado la firma electrónica en sus documentos, el mercado laboral ha cambiado drásticamente y por ello los departamentos de Recursos Humanos han decidido optar por soluciones tecnológicas avanzadas.
Ahora bien, ¿Los contratos laborales firmados electrónicamente son válidos? Sí, los contratos laborales firmados electrónicamente tienen el mismo valor legal que cualquier otro documento. Actualmente las firmas electrónicas se han convertido en un aliado estratégico para una firma de contrato laboral efectiva. Esto se debe a que esta solución permite manifestar el consentimiento desde cualquier lugar, de manera segura y su uso está avalado por la legislación mexicana.
Conforme a la reforma laboral publicada en el Diario Oficial de la Federación el 30 de noviembre de 2012 se reguló la validez legal, la eficacia y la admisión de pruebas electrónicas y medios electrónicos, como lo es la firma electrónica, incluso la firma electrónica avanzada, abriendo la posibilidad de hacer uso de la firma electrónica desde el origen hasta la terminación de una relación laboral, específicamente en los artículos 836-A al 836-D de la Ley Federal del Trabajo.
¿Qué debo tomar en cuenta al firmar electrónicamente un contrato laboral?
De la misma manera en que ocurre con la firma autógrafa, el contrato debe ser firmado por ambas partes, de lo contrario, se puede invalidar la totalidad del documento y provocar serias consecuencias para ambas partes.
Al firmar electrónicamente un contrato laboral, es importante considerar varios aspectos para asegurarte de que el proceso sea legal, seguro y válido:
- Legislación y validez legal: Asegúrate de que la legislación de tu país permite la firma electrónica de contratos laborales. Las leyes varían según la jurisdicción. Verifica si se requiere un tipo específico de firma electrónica (simple o avanzada) para contratos laborales. En México es admisible el uso de firma electrónica simple y avanzada, según acuerden las partes, pues así lo establece la Ley Federal del Trabajo.
- Software de firma electrónica: Utiliza una plataforma de firma electrónica confiable que cumpla con los estándares de seguridad y legalidad. Asegúrate de que la plataforma proporcione una metodología fiable que permita autenticar al firmante, atribuirle la firma, estar bajo su control durante el proceso de firmado, garantizar la integridad del contenido del documento y de la firma, así como poder acceder al documento firmado con posterioridad a la firma para validar el proceso.
- Autenticidad del firmante: Asegúrate de que ambas partes (empleador y colaborador) sean debidamente autenticadas. Esto puede incluir el uso de autenticación multifactorial o verificación de identidad. La firma debe vincularse claramente con la persona que firma el contrato, evitando fraudes o suplantación. La autenticación debe realizarse en una primera etapa a través de la recolección de datos personales y/o datos personales sensibles que proporcione el firmante para la generación y realización de su firma electrónica.
- Integridad del Documento: La plataforma de firma electrónica debe garantizar que el contenido del contrato no pueda ser alterado una vez firmado. Revisa que el contrato contenga todas las cláusulas y detalles acordados antes de proceder a la firma. Un elemento fundamental para acreditar la integridad del documento y la firma electrónica es la constancia de conservación de mensaje de datos emitido por un Prestador de Servicios de Certificación.
- Consentimiento: Ambas partes deben otorgar su consentimiento explícito para usar la firma electrónica y firmar el contrato de manera voluntaria. Asegúrate de que ambas partes tengan la oportunidad de revisar el contrato completo antes de firmarlo. Recuerda que la firma, per se, tiene una doble función: identificar al firmante e indicar que acepta, consiente, la propuesta contenida en el documento.
- Fácil acceso: El contrato firmado electrónicamente debe ser almacenado de manera segura y accesible para ambas partes en el futuro. Verifica que puedas descargar y guardar copias del contrato para tus registros.
- Notificación: Después de la firma, ambas partes deben recibir una notificación de que el contrato ha sido firmado exitosamente. Asegúrate de que la plataforma que uses envíe una copia del contrato firmado a todas las partes involucradas.
- Protección de Datos: Asegúrate de que la plataforma cumple con la ley de protección de datos. Verifica cómo se maneja y protege tus datos personales y la información contenida en el contrato.
Tomar en cuenta estos aspectos te ayudará a firmar electrónicamente un contrato laboral de manera segura y con validez legal.
¿Por qué RRHH debería implementar el uso de la firma electrónica?
La firma electrónica de contratos laborales facilita el proceso de contratación tanto de las empresas como de sus colaboradores. Es conveniente que los gerentes de Recursos Humanos utilicen firmas electrónicas por varias razones:
- Agilizar sus procesos de contratación.
- Resguardar y almacenar la documentación.
- Gestionar la firma de contratos laborales y otros documentos de forma remota.
- Simplificar los procesos de contratación como el on y off boarding.
Ventajas de firmar electrónicamente un contrato de trabajo:
- Seguridad Jurídica. El colaborador puede firmar el contrato instantáneamente independientemente de dónde se encuentre. La firma electrónica también puede utilizarse como prueba ante autoridades laborales.
- Eficacia: Se invierte menos tiempo al proceso de creación, revisión firma y almacenamiento del contrato y se reducen los costos necesarios para la impresión y el archivo de documentos.
- Paperless: La reducción del consumo de papel conduce a un comportamiento social responsable en el contexto del desarrollo sostenible del País.
En conclusión, los contratos laborales firmados electrónicamente no solo son válidos en México, sino que representan una evolución necesaria en la gestión de recursos humanos en la era digital. La validez legal de estos documentos está respaldada por diversas normativas y marcos jurídicos que garantizan su autenticidad y seguridad, proporcionando a las empresas y colaboradores una herramienta eficiente y sostenible para formalizar sus acuerdos laborales.
Implementar la firma electrónica en los procesos de contratación no solo optimiza tiempos y reduce costos, sino que también fortalece el compromiso de la organización con la innovación y la adaptabilidad. Es fundamental que el área de Recursos Humanos esté al tanto de estas tendencias y aproveche las ventajas que ofrecen, asegurando así una gestión moderna y eficiente del talento.
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